SUPORT CURS T.I.C.

STRUCTURA CURSULUI (competente)
C1 –Concepte de baza ale T.I.
C2 – Word
C3 – Excel
C4 – Baze de date (Access)
C5 – Internet
–modalitati de conectare
-servicii oferite
-Programele instalate pe calculator pentru folosirea Internetului.
1
Cap.1 CONCEPTE DE BAZA ALE T.I.
Componente:
1)HARDWARE
=reprezinta partea fizica a unui sistem de calcul;
-reprezentat de :
*UC=unitatea centrala
*echipamente periferice – de intrare (mouse ,tastatura)
– de iesire (monitor, scaner, imprimanta etc).
2)SOFTWARE
=reprezinta totalitatea programelor, aplicatiilor din calculator.
-reprezentat de:
* sisteme de operare (WINDOWS)
*aplicatii specifice(programe, utiliare etc).
3)NOTIUNI DE OPERARE
STRUCTURA INFORMATIEI
Unitatea de masura a informatiei este bitul.
MEDII DE STOCARE
-magnetice (banda magnetica, discheta, hard disk)
-optice (CD-uri, DVD-uri)
-memorii statice (card de memorie, stick)
FISIERUL (FILES)
Informatia este structurata in fisiere(de date , voce, sunet etc)
Fisierul este caracterizat prin NUME.extensie
Extensia=tipul fisierului, contine 3 caractere.
Ex: .doc=Word
.xls= Excel
.jpg = imagini (poze)
.avi= audio-video
Fisierele sunt grupate in foldere si subfoldere. Folderele au structura arborescenta.
APLICATIILE STANDARD ALE WINDOWS XP.
Din butonul Start ►Programs(programe) ► Accessories (accesorii=aplicatii standard ale
WINDOWS).: Paint, Calculator, Wordpad, Notpad, Games, etc..
2
Cap.2-Editorul de texte – MS WORD.
2.1. PROGRAMUL MICROSOFT OFFICE
INTRODUCERE
Microsoft Office reprezinta un pachet de aplicatii (programe) care ne permite diverse utilizari:
· WORD= procesor de texte .Este o aplicatie pentru prelucrarea textelor si aranjarea lor sub
forma de tiparitura: brosura, pliant, carte etc.
· EXCEL= pentru gestionarea folilor de calcul . permite prelucrarea datelor organizate sub forma
de tabele(foi de calcul) si afisarea sub forma de diagrame a datelor din tabel.
· POWER POINT= aplicati de grafica (diapozitive), pentru realizarea prezentarilor pe calculator,
care pot inlocui sau completa o prezentare verbala de informatii.
· ACCESS=sistemul de gestiune a bazelor de date.. permite gestionarea datelor organizate sub
forma de baze de date.
· MICROSOFT OUTLOOK= permite organizarea corespondentei si planificarea activitatilor.
· PUBLISHER= pentru crearea publicatiilor speciale, cum ar fi brosuri, foi volante(fluturasi) si
carti de vizita.
ISTORIC
Exista mai multe variante ale MS Office, primele fiind versiunile:4.0, 4.3, 97, 2000, XP, 2003 , MS
Office 2007, cel mai actual fiind MS Office 2010.
2.2. PREZENTAREA Editorului de texte MS WORD
=este un procesor de texte eficient si complet echipat, care ne furnizeaza toate instrumentele necesare
pentru a realiza documente de foarte multe tipuri: de la documente simple(note si schite), pana la
documente complexe (buletine informative ,pagini HTML pentru Internet).
Extensia asociata fisierelor administrate de aplicatia Word este doc. ( pt versiunea 2007 este docx. )
Pentru a lansa in executie programul Word trebuie sa urmam cativa pasi:
1) pe suprafata de lucru WindowsXP , executam clic pe Start, All Programs.
2) clic pe pictograma Word. Este afisata fereastra de aplicatie Word.
MENIURILE Editorului de texte WORD
-File= contine optiuni pentru lucrul cu fisiere document(doc.) sau sabloane de documente(dot.) pe care
le creaza si le actualizeaza Word;
-Edit= optiuni pentru operatii de editare( de modificare a documentelor);
-View= contine optiuni pt. a stabili modul de afisare a documentului si de configurare a ferestrei;
-Insert= contine optiuni [pentru inserarea documentul activ , in pozitia cursorului , a diferitelor
entitati;
Din meniul Insert putem insera diagrame. Procesorul Word face apel la aplicatia Excel pentru
realizarea diagramelor, de aceea vom dezvlota aceasta optiune in cadrul aplicatie Excel.
-Format= contine optiuni pentru formatarea textelor si a obiectelor inserate in text;
-Tools= contine optiuni pentru intretinerea documentului;
-Table= contine optiuni pentru administrarea tabelelor inserate in document;
-Windows= contine optiuni pentru organizarea ferestrelor document ale aplicatiei.
MENIUL FILE
OPTIUNEA SEMNIFICATIA
New Deschide un document nou sau un sablon
Open Deschide un document creat anterior sau un sablon
3
Close Inchide toate ferestrele documentului activ
Save Salveaza modificarile facute in document, salvarea implicita.
Save As Salveaza noua versiune a documentului, sub un alt nume, sau in alt format
(compatibil cu versiunea anterioara), sau in alta locatie
Versions Administreaza versiunile unui document
Page Setup Permite alegerea valorii parametrilor care determina:
– asezarea in pagina pentru sectiunile selectate: portret (portrait) sau
vedere(landscape), -formatul hartie( A5, A4, B 5, Letter, Legal, Custom size.)
-marginile documentului (stanga-dreapta-sus-jos )
Print Preview Previzualizarea documentului tiparit inainte de imprimare
Print Tipareste la imprimanta documentul
Send To > Deschide un submeniu din care putem alege destinatarul catre care poate fi trimis
documentul activ folosind posta electronica.
Properties Afiseaza informatii despre fisierul care contine documentul activ: nr pg, nr
caractere, data ultimei modificari,data ultimei accesari)
Lista de docum Afiseaza o lista cu ultimele documente deschise (4-9). Putem deschide rapid un
document din lista executand clic pe numele lui.
Exit Inchide aplicatia Word si ne cere sa confirmam salvarea documentelor scrise.
– MENIUL EDIT
Undo Anuleaza ultima actiune de corectura in text Ctrl +Z
Redo-Repeat Repeta ultima actiune de corectura in text Ctrl+Y
Cut Muta obiectul selectat din zona sursa in clipboard Ctrl+X
Copy Creaza in Clpiboard o copie a obiectului selectat din zona sursa Ctrl+C
Paste Transfera continutul Clipboard-ului in zona de destinatie selectata Ctrl+V
Paste
Special…
Permite alegerea modului in care va fi inserat in document obiectul: prin
incapsulare sau prin legare.
Clear Sterge zona de document selectata. Delete
Select All Selecteaza tot documentul Ctrl +A
Find… Cauta in document un text sau un stil de formatare Ctrl+F
Replace… Cauta in document un text sau un stil de formatare si il inlocuieste cu textul ,
respectiv tipul de formatare precizat.
Ctrl+H
Go To… Muta cursorul de inserare in document, in pozitia specificata( pagina , sectiune,
linie, marcaje de document etc.).
Ctrl+G
Links… Permite actualizarea legaturilor din document (adaugarea de noi legaturi,
stergerea unor legaturi, schimbarea obiectelor legate, schimbarea caii la care a
fost adaugata legatura.).
Object Activeaza obiectul selectat prin lansarea in executie a aplicatiei cu care a fost
creat. Aplicatia va incarca in fereastra sa de lucru obiectul selectat in
document.. Optiunea nu este disponibila daca nu a fost selectat un obiect.
– MENIUL VIEW
Normal Aceste optiuni formeaza un grup de butoane radio prin care se stabileste modul de
vizualizare: -modul normal; = recomandat cand scriem rapid textul in prima forma si
nu ne preocupa inca cum arata scris pe hartie(tiparit);
Online Layout -modul asezare directa- sunt afisate texte si obiecte din document;nu se mai pastreaza
formatarea paragrafelor== se recomanda numai pentru citirea documentului.
Page Layaout -modul asezare in pagina=afiseaza toate elementele ferestrei document: anteturi, subsoluri,
numere de pagina, margini,riglele, etc.==vedem documentul in forma finala in care va
fi tiparit.
Outline -modul structura a documentului – afiseaza o schita a documentului ; putem construi
structura de baza a documentului ,titluri si subtitluri, urmand sa completam ulterior doc.
4
-se afiseaza propria bara de instrumente:; – Outlining =collapse=restrangere numai titluri;
expand= dezvolta =se afiseaza si textul.; -promote=promovati= titlu ierarhic superior, la
stanga; – demote= retrogradati =titlu ierarhic inferior ,spre dreapta.
=se recomanda in prima faza cand construim scheletul documentului si cand trebuie
sa organizam ideile care stau la baza documentului.
Master
Document
-modul document principal =ne ajuta sa organizam un document mare (ex o carte);
documentul este impartit in subdocumente; se poate lucra in echipa, de personae diferite,
dupa care subdocumentele pot fi asamblate .
Toolbar ► Deschide un submeniu care contine optiuni pentru administrarea barelor de
instrumente (controlarea afisarii lor si personalizarea lor).
Ruler Optiune de tip comutator care controleaza afisarea riglelor.
Document
Map
Optiune de tip comutator care controleaza afisarea structurii documentului intr-un panou
care se deschide pe marginea stanga a ferestrei documentului . acest panou poate fi folosit
pentru o deplasare rapida in document.
Header and
Footer
Deschide zona de editare pentru anteturi si subsoluri si afiseaza bara de instrumente
Header and Footer pentru formatarea lor.
Footnotes Optiune de tip comutator care permite accesul in zona de editare a notei de subsol sau de
sfarsit a documentului. Este disponibila daca au fost inserate note de subsol sau de sfarsit.
Comments Optiune de tip comutator care permite accesul la fereastra de editare a comentariului. Este
disponibila numai daca au fost inserate comentarii.
Full Screen Optiune de tip comutator care ,daca este activata, comuta in modul de vizualizare ecran
plin. Pe ecran se afiseaza numai continutul documentului si butonul Close Full Screen..
Zoom Permite modificarea scarii de afisare in fereastra documentului.
Zoom To : 200% (> de 2 ori) 100% (normal), 75%(< la 75%); Page Width=<sau>
afisarea a.i. sa vedem marginile din dreapta/stanga fata de pagina fizica;
Whole Page= < afisarea a.i. vedem intraga pagina= vedem incadrarea textului in pagina
fara sa-l derulam; Many Page= clic pe pictograma monitorului si selectam nr de pg care
vrem sa fie afisat. Percent=>sau< textul fata de normal cu un procent pe scrie in zona de
editare (intre 10 % si 200%)
MENIUL INSERT
Break … Insereaza marcajul de intrerupere de pagina, de coloana sau de sectiune
Page Numbers . Insereaza numarul paginii
Date andTime Permite inserarea datei si a orei preluate din sistem, stabilirea formatului pentru data si ora
AutoText ► Deschide un submeniu cu optiuni pentru administrarea intrarilor din AutoText.
Field … Insereaza un camp ales dintr-o lista de campuri.
Symbol … Insereaza un simbol (caracter special) ales din lista de caractere a unui font.
Comment Insereaza un comentariu si deschide fereastra pentru administrarea comentariilor definite.
Footnote … Insereaza o nota de subsol sau o nota de sfarsit de document.
Caption Insereaza o legenda deasupra sau sub obiectul selectat.
Cross-reference Insereaza o referinta la o entitate din acelasi document.
IndexandTables Insereaza o tabela de index, de cuprins, de obiecte sau de autoritati.
Picture ► Deschide un submeniu cu optiuni care permit inserarea unei imgini preluate dintr-un fisier
cu imagini sau dintr-o alta aplicatie.
Text box Activeaza instrumentul de desenare pentru o caseta de text.
File… Permite inserarea continutului unui alt fisier document.
Object… Permite inserarea prin incapsulare sau legare a unui obiect (imagine, ecuatie, organigrama,
diagrama,etc). In caseta de dialog care se deschide este afisata lista aplicatiilor instalate pe
calculator care pot fi folosite ca aplicatii server pentru crearea obiectului.
Bookmark… Administreaza marcajele in document (creare, stergere, localizare).
MENIUL FORMAT
5
Font… Formateaza caracterele din zona selectata sau caracterele care vor fi scrise incepand cu
pozitia cursorului. Ctrl+D
Paragraph… Formateaza paragrafele din zona selectata sau paragrafele care vor fi scrise incepand cu
pozitia cursorului.
Bullets and
Number
Creaza si formateaza o lista marcata sau numerotata.
Borders and
Shading …
Formateaza chenarele si umbrele paragrafelor, textelor selectate, tabelellor si celulelor din
tabel si formateaza chenarele paginilor.
Columns… Imparte in coloane zona selectata.
Tabs… Permite stabilirea pozitiei tabulatorilo si a tipului lor de stergerea tabulatorilor pentru
paragrafele din zona selectata sau pentrru paragrafele care vor fi scrise incepand cu pozitia
cursorului.
Drop Cap… Formateaza caracterul cu care incepe paragraful selectat (letrina)
Text direction Stabileste directia de orientare a textului selectat (pe orizontala sau pe verticala)
ChangeCase… Schimba tipul de litera (din litere mari in litere mici in zona selectata).
AutoFormat… Permite formatarea automata a textului din zona selectata , cu valorile prestabilite.
StyleGallery Permite preluarea unui stil de document din lista de sabloane definite.
Style… Administreaza stilurile de formatare (creare, modificare, stergere).
Background…► Permite stabilirea culorii si modelului fundalului documentului.
Object… Formateaza un obiect desenat (linie de contur, model de umplere, dimensiune, pozitie, etc.)
MENIUL TOOLS
Spelling and Grammar Permite verificarea docum. din punct de vedere ortografic si gramatical.
Language ► Deschide un submeniu care contine optiuni pentru alegerea limbii folosite pentru
instrumentele gramaticale, pentru gasirea unui sinonim sau antonim pentru
cuvantul selectat (Thesaurus…; scurtatura Shift+ F7) sipentru stabilirea modului
in care se face despartirea cuvintelor in silabe(Hyphenation…).
Word
Count…
Afiseaza o situatie statistica a documentului activ (numar de caractere, de cuvinte,
de linii de text, de paragrafe si de pagini.)
AutoSummarize… Afiseaza un sumar al documentului activ pe care il poate insera in documentul
activ sau intr-un alt document.
AutoCorrect… Administreaza intrarile in AutoCorrect (crearea si stergerea lor)
Track
Changes ►
Deschide un submeniu cu optiuni pentru evidentierea modificarilor facute in
document sipentru compararea a 2 versiuni ale aceluiasi document.
Merge Document… Adauga la documentul curent un alt document.
Protect
Document…
Permite stabilirea unor optiuni pentru protejarea documentului (inclusiv stabilirea
unei parole).
Mail Merge… Administreaza documentele postale.
Envelopes and Labels… Administreaza si tipareste etichete postale.
Letter Wizard… Lanseaza in executie procedura asistent pentru admnistrarea documentelor postale.
Macro ► Inlantuire de comenzi simple cu scopul de a automatiza procesarea textelor.
Administreaza macrocomenzile (creare, stergere, lansare in executie).
Templates and
Add- ins…
Permite schimbarea sablonului documentului activ sau modificarea valorilor
parametrilor acestui sablon
Customize… Personalizeaza elementele interfetei (bare de instrumente, sistemul de meniuri, si
scurtaturi de la tastatura).
Options… Stabileste valorile parametrilor pentru operatiile puse la dispozitia de aplic. Word
MENIUL TABLE
Draw Table Insereaza in document un tabel prin desenarea lui.
Insert Insereaza intr-un document un tabel, iar intr-un tabel una sau mai multe celule,
linii sau coloane.
6
Delete… Sterge tabelul select. sau celulele, randurile sau coloanele select. intr-un tabel
Merge Cells Reuneste celulele selectate intr-un tabel, intr-o singura celula.
SplitCells… Divizeaza fiecare celula selectata din tabel in doua sau mai multe celule.
Select Row Selecteaza randul curent din tabel.
Select column Selecteaza coloana curenta din table.
Select Table Selecteaza tot tabelul.
Table AutoFormat… Permite stabilirea unei formatari pentru table. Formatarea va fi aleasa dintr-o
lista de formatari prestabilite.
DistributeRows Evenly Atribuie acceasi inaltime randurilor sau celulelor selectate.
DistributeColumnsEvenl Atribuie aceeasi latime coloanelor sau celulelor selectate.
Cell Height and Width Permite stabilirea inaltimii si latimii randurilor si/sau coloanelor dintr-un tabel.
Headings Optiune de tip comutator cre controleaza daca tabelul va avea un antet ce va fi
afisat la inceputul fiecarei pagini.
Convert Text to Tabel
Convert Tabel to Text…
Transforma textul selectat intr-un table, respective tabelul selectat intr-un text.
Sort… Rearanjeaza zona de tabel selectata intr-o anumita ordine (crescatoare sau
descrescatoare) ifd valorile dintr-o coloana, din 2 sau 3 coloane.
Formula… Insereaza in celula curenta un amp de tip formula (camp a carui valoare se
calculeaza prin aplicarea unei formule de calcul asupra valorilor inregistrate in
anumite celule ale tabelului) .
Split
Table
Imparte un tabel in 2 tabele, inserand un marcaj de sfarsit de paragraf inaintea
liniei curente din tabel.
Show
gridlines
Optiune de tip comutatoer care controleaza daca este afisata pe ecran grila
imaginara care desparte intre ele randurile si coloanele tabelului(grila nu se
tipareste; este folosita numai pentru identificarea celulelor tabelului).
MENIUL WINDOW
New Window Deschide o fereastra noua pentru documentul activ.
Arrange All Aranjeaza ferestrele document deschise astfel incat sa nu se acopere unele
pe altele(cascada).
Split/
Remote Split
Imparte documentul din fereastra activa in 2 zone de lucru si permite
dimensionarea acestor zone, reespectiv inlatura marcajul dintre cele 2
zone.
Lista cu ferestre
document deschise
Afiseaza o lista cu numele ferestrelor document deschise. Putem sa
activam rapid un alt document executand clic pe numele documentului
din lista.
Operatii de Mutare, Copiere
Pentru mutarea sau pentru copierea unui text, selectati initial textul, apoi efectuati una dintre
urmatoarele operatii – Cut (Decupare) – sterge obiectul selectat, memorându-l în Clipboard
– Copy (Copiere) – încarca selectia în Clipboard fara a afecta continutul sursei
– Paste (Lipire) – descarca la destinatie continutul Clipboard- ului
Pentru a muta sau copia cu drag and drop efectuati urmatoarele operatii:
1. Selectati textul pe care doriti sa-l copiati sau sa-l mutati.
2. Pentru a muta obiectul selectat, glisati selectia pâna în locul în care doriti sa o inserati.
Pentru a copia obiectul selectat tineti apasata tasta CTRL în timp ce deplasati selectia pâna în
locul în care doriti sa o inserati.
3. Eliberati butonul stâng al mouse-ului
Puteti sa mutati sau sa copiati un text utilizând butonul din dreapta al mouse-ului pentru a glisa
selectia. Când veti elibera acest buton, se va deschide un meniu derulant în care sunt prezente optiunile
pentru mutare si copiere.
Pentru a muta sau copia portiuni de text între documente diferite, efectuati urmatoarele operatii:
1. Selectati textul pe care doriti sa-l mutati sau sa-l copiati
7
2. Pentru a muta selectia, faceti clic pe butonul Cut .Pentru a copia selectia în Clipboard executati clic
pe butonul Copy
3. Comutati în celalalt document, unde vreti sa apara textul copiat.
4. Executati clic în locul în care doriti sa apara textul dumneavoastra.
5. Executati clic pe butonul Paste pentru a depune selectia în noua locatie.
FORMATAREA UNUI DOCUMENT
Conceptul de formatare se referă la schimbările care se fac în aspectul documentului. Într-un
document se identifică următoarele entităţi care pot fi supuse formatării:
a.) Pagina utilă ; b.) Caracterul; c.) Paragraful
 Formatarea paginilor (Meniul FILE – optiunea Page Setup)
Presupune următoarele operaţii:
· Stabilirea dimensiunii paginii fizice – Paper –Size – formatul de paginã standard este A4
(210×297mm) orientat pe verticatã (portret).
Stabilirea dimensiunii paginii utile – Optiunea Margins – Implicit, dimensiunile se masoara în inches,
dar unitatea de masura se poate schimba în centimetri, din fereastra Options (deschisa cu optiunea
Tools-Options), pagina General, lista Measurement Units.
· Stabilirea orientării paginii – Page Layout – optiunea Orientation – Portrait sau Landscape
8
Pt. Numerotarea paginilor – din meniu INSERT – optiunea Page Number
Pt. Crearea anteturilor şi subsolurilor de pagină – din meniu VIEW – optiunea Header and Footer
 Formatarea caracterelor ( Meniul FORMAT – optiunea Font)
Caracterele sunt reprezentate de litere, numere, simboluri (&,*), semne de punctuaţie şi spaţii.
Termenul de formatare al caracterelor se referă la atributele pe care le au caracterele individuale dintrun
document. În cadrul unui text, caracterele utilizate sunt bine definite de anumite mărimi cum ar fi :
 tipul fontului (stilul de scriere) (Arial, Times New Roman, Comis Sans, Verdana)
 culoarea fontului
 stilul de afisare (B-bold (aldin), I-Italic(cursiv), U-underline (subliniat))
 dimensiunea acestuia (12,14,16,18,…,72).
Pentru formatarea caracterelor unui text se folosesc două metode:
1. Cu ajutorul Barei de instrumente de Formatare
2. Cu ajutorul comenzii Font din meniul Format
ANTET
SUBSOL
PAGINA PAGINA UTILĂ
FIZICĂ Marginea dreaptă
(Right)
Marginea stângă
(Left)
Marginea superioară (Top)
Marginea inferioară(Botton)
Marginea subsolului
Marginea antetului
9
Semnificatia câmpurilor din fereastra de dialog Font este
urmatoarea:
– lista Font: selectarea stilului de scriere a fontului dorit;
– lista Font Style: selectarea stilului de afisare a fontului ales;
– lista Size: selectarea dimensiunii fontului ales;
– lista ascunsa Underline: specificarea tipului de subliniere a caracterelor: Single,
Words Only, Double, Dotted, Thick, Dash, Dot Dash, Dot Dot Dash, Wave;
– lista ascunsa Color: selectarea culorii caracterelor (exista 16 culori implicite);
– comutatorii Effects: aplicarea unor efecte speciale: Strikethrough, Double Strikethrough, Subscript,
Superscript, Shadow, Outline, Emboss, Engrave, SMALL CAPS, ALL CAPS, Hidden ;
– câmpul Preview: vizualizarea fontului si a caracteristicilor selectate;
– butonul Default: modificarea caracteristicilor fontului din sablonul normal. dot.
Grupul de optiuni Character Spacing permite specificarea spatierii textului (Spacing . . .By) si a
pozitionarii sale verticale (Position . . . By), în timp ce prin intermediul grupului Animation utilizatorul
poate aplica asupra textului efecte de miscare (un contur care îsi schimba culoarea sau care se roteste,
un fond care clipeste etc. ).
Daca am formatat un text si dorim aplicarea atributelor sale pentru un altul, putem copia formatul dorit
selectând textul initial, activând butonul Format Painter si apoi selectând textul nou. Atributele
primului se vor aplica si pentru acesta (de fapt, se vor copia toate marcajele de format în noul text).
 Formatarea paragrafelor ( Meniul FORMAT – optiunea Paragraph)
Paragraful reprezinta o sectiune de text delimitata prin doua caractere de sfârsit de paragraf dintre
care primul este considerat ca apartinând paragrafului anterior. Aceasta sectiune de text poate cuprinde
imagini grafice, obiecte create prin intermediul editorului matematic, orice alt tip de obiecte.
Inserarea unui caracter de sfârsit de paragraf se realizeaza la fiecare apasare a tastei ENTER în
timpul introducerii textului.
Pentru modificarea spatierii liniilor de text executati urmatoarele operatii:
1. Selectati optiunea Paragraph din meniul Format
2. Selectati tabul Indents and Spacing
3. Selectati optiunea dorita din lista ascunsa Line Spacing, apoi apasati OK.
Optiunile de distantare pot fi: Single – spatiere la un rând; 1.5 Lines – spatiere la un rând si jumatate;
Double – spatiere la doua rânduri; At Least – spatierea liniilor va fi cel putin de valoarea înscrisa în
casuta At; Exactly – spatierea liniilor va avea valoarea înscrisa în casuta; Multiple – se spatiaza mai
multe linii
11
 Aranjarea textului pe coloane( Meniul FORMAT – optiunea Columns)
10
Pentru aranjarea textului pe mai multe coloane vom utiliza optiunea Columns a meniului
Format sau butonul cu acelasi nume din bara de instrumente Standard. Optiunea Columns permite,
prin intermediul câmpurilor ferestrei de dialog cu acelasi nume, specificarea numarului de coloane si a
dimensiunilor acestora, dupa cum urmeaza:
• grupul Presets – cinci moduri predefinite de impartire pe coloane a textului;
• lista Number of Columns – numarul de coloane;
• grupul Width and spacing – specificarea latimii fiecarei coloane si a spatiilor dintre coloane (se pot
folosi butoanele de incrementare/decrementare ale casetelor Width si Spacing)
• comutatorul Equal column width – coloanele vor avea latime egala;
• comutatorul Line between – inserarea unei linii verticale care sa delimiteze coloanele.
 Utilizarea listelor
O lista este o succesiune de paragrafe indentate fata de marginea stânga a textului din document
si numerotate (listele numerotate – Numbered) sau marcate printr-un simbol în zona de indentare
(listele cu bulete – Bulleted). Aceste doua tipuri de liste sunt liste simple. O lista multinivel (Outline
Numbered) este o lista care contine în interiorul ei una sau mai multe alte liste.
In general, listele se pot crea prin actionarea butoanelor sau prin alegerea optiunilor specifice:
dupa introducerea si  selectarea paragrafelor dorite;
pentru primul paragraf din lista. La tastarea lui <ENTER>, urmatorul simbol de lista se introduce
automat; ultimul astfel de simbol poate fi anulat prin inactivarea butonului asociat listei.
 Crearea listelor cu bulete
O lista cu bulete poate fi creata prin activarea butonului corespunzator din bara de instrumente
Formatting. Tipul de marcaj utilizat în acest caz pentru paragrafele listei este unul implicit. În cazul în
care utilizatorul doreste sa îsi aleaga sau sa modifice simbolul pentru marcarea paragrafelor, spatiul
dintre text si acest simbol sau modul de aliniere a simbolului fata de text, se va folosi optiunea Bullets
and Numbering a meniului Format. În urma lansarii în executie a acestei comenzi, se afiseaza
fereastra de dialog Bullets and Numbering.
Pagina Bulleted pune la dispozitia utilizatorilor sapte tipuri predefinite de marcaje (None
inactiveaza marcajul de lista). Un astfel de marcaj poate fi selectat prin realizarea unui clic cu mouse-ul
pe dreptunghiul asociat. În cazul în care se doreste modificarea fereastra de dialog Customize
Bulleted List. Aceasta permite, prin intermediul câmpurilor sale, alegerea unui alt simbol de marcaj
(Bullet Character), modificarea alinierii listei (Bullet Position), modificarea distantei dintre simbolul
de marcaj si text (Text Position), modificarea dimensiunii marcajului (Font) si vizualizarea efectelor
aplicate listei (Preview).
 Crearea listelor numerotate
O lista numerotata poate fi creeata cu ajutorul butonului Numbering din bara de instrumente
Formatting sau utilizarea paginii Numbered din fereastra de dialog Bullets and Numbering. Dupa
cum s-a descris mai sus, optiunea se poate alege pentru un grup de paragrafe selectate sau crearea listei
numerotate se poate activa pentru primul paragraf si inactiva la sfârsitul listei. Pagina Numbered din
11
fereastra de dialog Bullets and Numbering contine sapte tipuri predefinite de numerotari. Ca si în
cazul paginii Bulleted, un clic cu mouse-ul pe dreptunghiul corespunzator unei astfel de numerotari este
suficient pentru a crea o lista Numbered cu caracteristicile respective. În cazul în care se doreste
modificarea stilului de numerotare, se va actiona butonul Customize, care afiseaza fereastra de dialog
Customize Numbered List. Aceasta permite, prin intermediul câmpurilor sale, selectarea tipului de
numerotare (Number style), alinierea numerotarii (Number Position), modificarea distantei dintre
simbolul de marcaj si text (Text Position) si vizualizarea efectelor aplicate listei (Preview).
 Crearea tabelelor
Un tabel este o structura dreptunghiulara de celule organizate pe linii si coloane. O celula se gaseste
la intersectia dintre o linie si o coloana si poate contine atât text cât si imagini grafice, iar caracteristicile
ei pot fi configurate de catre utilizator. O celula dintr-un tabel se va redimensiona în functie de marimea
informatiei continute, spre deosebire de situatia în care se creaza o structura aliniata (de tip tabel) cu
ajutorul tabulatorilor.
Cea mai simpla metoda de a crea un tabel este realizarea unui clic cu mouse-ul pe butonul Insert
Table de pe Toolbar-ul Standard, prin care utilizatorul selecteaza numarul de linii si coloane pe care
le va avea noul tabel.
Butonul Insert Table
În cazul în care utilizatorul doreste sa specifice la crearea tabelului si anumite caracteristici de
format, va folosi optiunea Insert Table a meniului Table. Se va afisa fereastra de dialog Insert Table
care permite, prin intermediul câmpurilor sale, precizarea numarului de coloane/linii (Number of
Columns/Rows) si latimea coloanelor noului tabel (Column Width). Butonul AutoFormat da
posibilitatea alegerii unui mod predefinit de configurare a tabelului (din 34 existente). Optiunea
Gridlines a meniului Table permite, în cazul în care nu s-a ales un format predefinit pentru tabel,
afisarea unor linii întrerupte care marcheaza limitele celulelor tabelului.
În ceea ce priveste deplasarea cursorului în cadrul unui tabel, sunt în general valabile regulile
pentru deplasarea cursorului în text. Remarcam totusi utilitatea tastei TAB care realizeaza trecerea la
celula urmatoare, a combinatiei SHIFT+TAB care realizeaza trecerea la celula anterioara si a
combinatiilor tastelor HOME, END, PAGE UP si PAGE DOWN cu tasta ALT care realizeaza respectiv
trecerea la prima celula din linie, ultima din linie, prima din coloana, ultima din coloana. Caracterul
TAB se poate introduce într-o celula prin intermediul combinatiei CTRL+TAB.
 Selectarea celulelor, liniilor sau coloanelor dintr-un tabel
Daca dorim realizarea unor operatii asupra unor linii, coloane sau celule dintr-un tabel, acestea se
vor selecta înainte de precizarea operatiei dorite – de exemplu, copieri sau mutari de zone din tabel.
Liniile unui tabel se pot selecta printr-un clic cu mouse-ul în stânga liniei, iar coloanele printr-un clic
deasupra coloanei (cursorul mouse-ului trebuie sa aiba forma unei sageti care indica coloana); o
anumita zona se mai poate selecta prin deplasarea mouse-ului cu butonul stâng apasat. Meniul Table
ofera de asemenea optiuni de selectare pentru linia curenta (Select Row), coloana curenta (Select
Column) si întregul tabel (Select Table). O alta posibilitate de selectare este utilizarea tastei SHIFT în
combinatie cu tastele de deplasare.
Fiecarui element selectat în tabel (celula, grup de celule, linie, coloana) îi este asociat un meniu
contextual care, în functie de elementul selectat permite operatii de copiere si mutare, inserare de
celule/linii/coloane, stergere, modificarea dimensiunilor, formatare.
 Introducerea si stergerea celulelor din tabel
Pentru introducerea unor celule într-un tabel existent, selectam celula/celulele, linia sau coloana
în care urmeaza a fi introduse noile celule si se activeaza optiunea Insert Cells, Insert Row sau Insert
Columns din meniului Table sau din meniul contextual al zonei selectate. În cazul optiunii Insert
Cells, care apare pentru o zona de celule selectate, se afiseaza o fereastra de dialog care permite
alegerea uneia dintre urmatoarele patru optiuni:
Shift Cells Right – se adauga câte o celula cu aceleasi dimensiuni în stânga fiecarei celule selectate.
Celulele selectate vor fi deplasate spre dreapta;
Shift Cells Down – se adauga câte o celula cu aceleasi dimensiuni deasupra fiecarei celule selectate.
Celulele selectate vor fi deplasate în jos;
Insert Entire Row – se adauga o întreaga linie deasupra liniei celulelor selectate;
Insert Entire Column – se adauga o întreaga coloana în stânga coloanei celulelor selectate.
12
Daca în prealabil se selecteaza o întreaga coloana (Select Column), atunci optiunea Insert Cells
se transforma în Insert Columns, care insereaza o coloana în stânga celei selectate, pastrând
caracteristicile acesteia.
Pentru stergerea de celule, linii sau coloane se folosesc comenzile Delete Cells, Delete Rows,
Delete Columns ale meniului Table. Lansarea în executie a optiunii Delete Cells determina afisarea
unei fereastre de dialog cu urmatoarele optiuni:
Shift Cells Left – sterge celulele selectate si le muta la stânga pe cele din dreapta lor;
Shift Cells Up – sterge celulele selectate si le muta în sus pe cele de sub ele;
Delete Entire Row – sterge întreaga linie;
Delete Entire Column – sterge întreaga coloana.
Daca se selecteaza în prealabil o întreaga coloana, optiunea Delete Cells setransforma în Delete
Columns si permite stergerea coloanei(lor) selectate. Comenzile pentru introducerea si stergerea de
celule se regasesc si în meniurile contextuale corespunzatoare fiecarei zone selectate.
 Modificarea dimensiunilor celulelor unui tabel
Utilizatorul are posibilitatea de a modifica latimea celulelor, înaltimea liniilor si spatierea între
coloanele unui tabel. Toate aceste operatiuni se pot realiza prin intermediul optiunii Cell Height and
Width a meniului Table.
Desi optiunile mai sus enumerate permit o setare mai riguroasa a dimensiunilor celulelor, cea
mai rapida modalitate de redimensionare a acestora ramâne deplasarea cumouse-ul a liniilor de
demarcatie dintre linii sau coloane (cursorul mouse-ului se va modifica sugestiv).
 Chenare si titluri
Pentru încadrarea tabelului si trasarea liniilor interioare se selecteaza zona dorita si se aplica în mod
corespunzator unul din butoanele barei Borders: Outside Border Top Border, Bottom Border, Left
Border, Right Border, All Borders, Inside Border, Inside Horizontal Border, Inside Vertical
Border, No Border. Stilul liniilor se poate schimba din caseta liniilor.
Un titlu de tabel se introduce uzual în prima linie, în care delimitarile dintre celule sau sters cu
Table – Merge Cells sau cu aceeasi optiune a meniului contextual. Daca se doreste repetarea titlului pe
mai multe pagini, atunci se selecteaza linia respectiva si seactiveaza optiunea Table – Headings
(remarcam insa ca un asemenea titlu nu se va repeta pe paginile definite de un delimitator de pagina
introdus manual).
 Formatarea tabelelor
Optiunile de formatare cunoscute (bold, italic, sublinieri, culori etc) se pot aplica fiecarei celule
în parte sau, eventual, mai multor celule selectate. Prin combinarea acestor optiuni cu diverse tipuri de
linii si chenare, se pot realiza formate personalizate de tabele. Totusi, cea mai simpla modalitate de
formatare a tabelelor este alegerea optiunii Table Autoformat din meniul Table, prin intermediul careia
utilizatorul poate opta pentru unul din formatele de tabele predefinite. Eventual, acesta poate fi si
punctul de plecare pentru noi formatari.
Atributele de formatare sunt simbolizate cu un caracter special atat pentru celule, cât si pentru
linii; acest marcaj poate fi vizualizat prin activarea butonului Show/Hide. Daca într-o copiere de
continut de celula sau de linie întreaga se include acest simbol, se vor copia si atributele de formatare.
Sectionarea si combinarea celulelor
Una sau mai multe celule selectate dintr-un tabel pot fi împartite în mai multe alte celule prin
intermediul optiunii Split Cells a meniului Table sau a meniului contextual. Dupa activarea acestei
comenzi se va afisa o fereastra de dialog care permite precizarea numarului de celule în care va fi
divizata fiecare dintre celulele selectate.
Doua sau mai multe celule selectate ale unui tabel pot fi contopite prin intermediul optiunii
Merge Cells din meniul Table sau din meniul contextual.
Editorul Word permite si sectionarea unui tabel (împartirea lui în doua tabele succesive) prin
intermediul optiunii Split Table a meniului Table. Sectionarea se va realizadeasupra liniei curente din
tabel, iar între cele doua tabele se va introduce un marcaj de sfârsit de paragraf.
 Etichetarea si ordonarea tabelelor. Numerotarea liniilor unui tabel
Optiunea Caption din meniul Insert permite asocierea unei etichete si a unui text descriptiv
tabelului curent. Fereastra de dialog Caption da posibilitatea alegerii pozitiei etichetei fata de tabel
(Below/Above Selected Item), numerotarii tabelelor (Numbering) si introducerii automate de etichete
(AutoCaption).
13
2012 –
În scopul ordonarii textului dintr-un tabel se va folosi optiunea Sort din meniul Table. Ea
functioneaza ca si în cazul listelor. Implicit, se vor realiza ordonAri pe coloane, iar, în cazul unor valori
egale pentru primul criteriu de sortare, se vor aplica criterii suplimentare. Numerotarea celulelor unui
tabel se poate realiza automat prin selectarea acestora si actionarea butonului Numbering sau a optiunii
Bullets and Numbering (utilizate pentru crearea listelor).
 Realizarea conversiei text/tabel si viceversa
Optiunea Convert Text To Table a meniului Table permite conversia unui text selectat într-un
tabel ale carui caracteristici vor fi descrise prin intermediul ferestrei de dialog cu acelasi nume. În
scopul asocierii corecte a viitoarelor celule din tabel, trebuie specificat numarul de coloane (Number of
Columns) si un caracter cu rol de separator între elementele fiecarei linii (caracterul de sfârsit de
paragraf, TAB, spatiu, virgula etc. ). De obicei, marcajul de sfârsit de paragraf (ENTER) indica sfârsitul
unei linii în viitorul tabel. Pentru conversia inversa, de la tabel la text, se vor selecta liniile tabelului care
vor fi convertite (pentru întregul tabel este suficienta pozitionarea cursorului în cadrul tabelului) si se va
lansa optiunea Convert Table To Text a meniului Table. În fereastra de dialog care se deschide va fi
specificat tipul de separator utilizat pentru marcarea sfârsitului de coloana.
 Imagini si grafice
Pentru introducerea unei imagini sau a unui grafic într-un document Word se utilizeaza meniul
Insert, optiunea Picture. Imaginea poate fi aleasa din biblioteca de imagini Clip Art, dintre imaginile
stocate pe hard (From File) sau dintre imaginile provenite de la Scanner sau de la Camera Foto (From
Scanner or Camera).
Pentru introducerea unui grafic se apeleaza editorul de grafice aflat la dispozitia Word-ului.
Datele de care dispuneti se introduc în celulele tabelului de valori, de unde sunt automat transpuse în
grafic.
Pentru a selecta un grafic sau o imagine efectuati clic dreapta deasupra sa. Conturul acesteia se
va înconjura cu un chenar având patratele în colturi. Pozitionati mouse-ul desupra acestor colturi
evidentiate si atunci când capata forma de dubla sageata diagonala trageti cu clic dreapta apasat pâna
ajungeti la dimensiunea dorita. Daca forma pointer-ului este de cruce, atunci puteti muta imaginea
selectata acolo unde doriti. Pentru a muta o imagine dintr-un document în altul, selectati imaginea_ clic
dreapta_ Copy_clic în noua locatie_Paste. Pentru a sterge o imagine dintr-un document selectati
imaginea_ clic dreapta_ Cut.
 Simboluri si semne specifice
Problema simbolurilor matematice sau a literelor grecesti se poate rezolva astfel:
1. Clic Tools_ Customize si se va deschide caseta de dialog specifica
2. Clic Commands_ selecteaza Insert, apoi Symbol
3. Clic pe iconul Symbol si tinând apasat butonul stâng al mouse-ului deplasati-va catre bara de
meniuri, unde veti elibera iconul.Închideti caseta de dialog
4. Clic pe simbolul si se va deschide tabelul  cu simboluri ca în figura alaturata.
 Indici si puteri
Pentru a putea scrie puteri utilizam optiunea Superscript pusa la dispozitie de editorul Wordului.
Deoarece este posibil sa utilizati mai des aceasta optiune vom descrie modul în care se poate
14
accesa. – selectam cifrele pe care trebuie sa le scrieti la putere (indice), alegem optiunea – Font din
meniul Format si selectam butonul din dreptul textului Superscript (Subscript).
 Operatii de cautare si de înlocuire a cuvintelor
Atunci când dorim gasirea unui cuvânt sau a unei expresii vom utiliza functia Find care poate fi apelata
din meniul Edit, sau cu combinatia de taste CTRL+F. Rezultatul cautarii este potitionarea cursorului de
inserare în document. Daca dorim si înlocuirea vom utiliza functia Find and Replace, din acelasi
meniu, sau CTRL+H. Înlocuirea se poate executa pentru toate cuvintele simultan sau pe rând, dupa ce
au fost gasite si vizualizate.
Fereastra de Gasire si Inlocuire:
 Despartirea în silabe
Implicit, un cuvânt care nu încape pe rândul curent va fi automat trecut pe rândul urmator
(aceasta faciliate se numeste word wrap). Pentru a o evita se poate apela la despartirea în silabe la
capatul rândului cu ajutorul optiunii Tools – Language – Hyphenation, în a carei fereastra de dialog se
activeaza optiunea Automatically Hyphenate Document.
Daca nu dorim despartirea cuvintelor scrise cu majuscule, vom inactiva comutatorul Hyphenate
Words în CAPS. Zona de despartire în silabe (Hyphenation Zone) specifica distanta fata de marginea
din dreapta de unde se va încerca despartirea în silabe, iar numarul maxim de linii consecutive în care sa
se realizeze despartirea se precizeaza cu una dintre optiunile casetei Limit Consecutive Hyphens To.
Daca despartirea automata nu este convenabila, putem opta pentru cea manuala (cu ajutorul butonului
Manual); în acest caz vom introduce cratima în pozitia dorita.
 Antete si subsoluri de pagina
Header-ul (Antet) si Footer-ul (Subsol) paginii reprezinta zonele superioara si inferioara ale
paginii, zone în care nu se scrie text obisnuit, dar se pot introduce informatii speciale care sa se repete
apoi pe fiecare pagina (de exemplu: titlul capitolului, numarul paginii, data si ora crearii, versiunea
documentului, numele autorului sau sigla firmei). Antetele si subsolurile diferitelor pagini se pot trata în
mod diferit prin definirea de sectiuni diferite (Insert – Break) sau prin tratarea separata a paginilor pare
si a celor impare. Vizualizarea si editarea acestor portiuni ale documentului se poate realiza în urma
activarii optiunii Header and Footer din meniul View. Se vor afisa zonele rezervate pentru antet,
respectiv subsol si bara de instrumente Header and Footer cu butoane pentru:
1. comutarea între zona antetului si cea a subsolului;
2. afisarea antetului/subsolului sectiunii urmatoare a documentului;
3. inserarea aceluiasi antet/subsol ca în sectiunea anterioara;
4. inserarea unui câmp de numar de pagina;
5. inserarea unui câmp de data;
6. inserarea unui câmp de ora;
7. afisarea ferestrei de dialog Page Setup;
8. ascunderea/afisarea textului din document (pentru a vedea mai clar antetul si subsolul);
9. închiderea modului de vizualizare a antetelor si subsolurilor, cu revenirea în document (Close).
Pentru numerotarea paginilor, în afara de butonul Insert Page Numbers din bara de formatare
Header and Footer, putem folosi optiunea Insert – Page Numbers din meniul principal. Vom preciza
pozitia numarului de pagina: în antet sau subsol (Top of Page sau Bottom of Page), la stânga (Left), la
dreapta (Right), centrat (Center) sau pentru paginile în oglinda, spre interiorul (Inside) sau exteriorul
15
paginii (Outside). Numerele de pagina se pot formata folosind butonul Format din fereastra de
dialog Page Numbers.
Formatarile de tip antet si subsol pot fi valabile pentru întregul document sau doar la nivel de
sectiune, pot sa difere pentru paginile pare si impare (facilitate utila pentru paginile alaturate – “facing
pages” – care se leaga sub forma de carte) sau pot fi diferite pentru prima pagina fata de celelalte (in
care, de exemplu, titlul poate înlocui informatiile de antet). Aceste caracteristici se specifica odata cu
celelalte atribute de formatare a paginilor, folosind optiunea File-PageSetup. Dimensiunile antetului si
ale subsolului pot fi modificate prin intermediul aceleeasi optiunii Page Setup din meniul File sau prin
intermediul riglei verticale specifice modului Page Layout de vizualizare a documentului.
Cap.3. PREZENTAREA APLICATIEI DE CALCUL TABELAR EXCEL.
INTRODUCERE
EXCEL este un program de calcul tabelar care ne ofera urmatoarele operatii:
-organizarea si prelucrarea datelor sub forma de tabele;
-lucrul cu mai multe tabele;
-tiparirea tabelelor;
-operatii cu blocuri de texte;
-operatii de cautare si inlocuire;
-formatarea tabelului(dupa stiluri de formatare predefinite sau definite de utilizator);
-formatarea documentului la nivel de pagina ;
-crearea forularelor de introducerea datelor;
-sortarea datelor din tabele pe baza unui criteriu definit;
– realizarea ce calcule stratistice si subtotaluri cu valorile din tabel;
-inserarea obiectelor in tabel(imagini, sunete, ecuatii, diagrame);
-crearea si folosirea macrocomenzilor, etc.
Extensia asociata fisierelor cu tabele, administrate de aplicatia Excel , este xls.
Lansarea in executie se face din butonul Start, All Programs, clic pe MS Office Excel .
MENIURILE EXCEL
MENIUL FILE
OPTIUNEA SEMNIFICATIA
New Deschide un registru nou sau un sablon.
Open… Deschide un regisdtru creat anterior, un sablon sau un alt tip de fisier care poate fi
prelucrat de aplicatie.
Close Inchide registrul de lucru active.
Save Salveaza modificarile facute in registrul de lucru.
Save As… Salveaza noua versiune a registrului , sub un alt nume.
SaveWorkspace Salveaza intr-un fisier configuratia spatiului de lucru.
Pege
Setup…
Permite alegerea valorii parametrilor care determina aranjarea in pagina pentru
sectiunile selectate.
Print
Area ►
Deschide un submeniu cu optiuni prin care puteti administra zona care va fi tiparita
dintr-o foaie de calcul ( definim limitele zonei sau anulam definitia).
PrintPreview Optiune de tip comutator pentru previzualizarea documentului tiparit.
Print Tipareste la imprimanta o singura copie a fisierului text.
Send To ► Deschide un submeniu din care putem allege destinatarul catre care poate fi trimis
documentul active folosind posta electronica.
Properties… Afiseaza informatii despre fisierul care contine registrul active.
Lista cu
register delucru
Afiseaza o lista cu ultimele inregistrari deschise. Putem sa deschidem rapid un registru
din lista executand clic pe numele lui.
Exit Inchide aplicatia Excel si ne cere sa confirmam salvarea documentelor deschise.
16
MENUL EDIT
OPTIUNEA SEMNIFICATIA
Undo Anuleaza ultima actiune de corectura de text.
Repeat Repeta ultima actiune de corectura de text.
Cut /Copy/ Paste Operatii care utilizeaza zona de memorie Clipboard.
Paste
Special
Permite alegerea modului in care va fi inserat obiectul in document: prin incapsulare
sau prin legare.
Fill ► Deschide un submeniu din care puteti sa alegem modul in care vor fi completate cu
date celulele selectate.
Clear ► Deschide un submenu din care putem sa alegem ce se va sterge din celulele selectate
(continutul, formatarile sau comentariile).
Delete… Permite stailirea celulelor care vor fi sterse.
Delete Sheet Sterge foile de calcul selectate din registrul curent.
Move or Copy
Sheet…
Muta sau copiaza foile de calcul selectate intr-un alt registru sau in acelasi registru
,intr-o alta pozitie.
Find… Cauta un sir de caractere in celulele sau foile de calcul selectate.
Replace… Cauta un sir de caractere in celulele sau foile de calcul selectate si il inlocuieste cu un
sir de caractere.
Go To… Selecteaza celulele care indeplinesc o anumita conditie.
Links… Permite actualizarea legaturilor din foaia de calcul (adaugarea de noi leggaturi
,stergerea unor legaturi ,schimbarea caii la care a fost adaugata legatura).
Object Activeaza obiectul selectat prin lansarea in executie a aplicatiei cu care a fost creat.
Aplicatia va incarca in ferestra sa de lucru obiectul selectat in document. Optiunea nu
este disponibila daca nu a fost selectat un obiect.
MENIUL VIEW
OPTIUNEA SEMNIFICATIA
Normal/Page
Break/ Preview
Aceste optiuni formeaza un grup de butoane radio prin care se stabileste modul de
vizualizare: modul normal, sau modul previzualizare a intreruperilor de pagina.
Toolbar ► Deschide un submeniu care contine optiuni pentru administrarea barelor cu
instrumente (controlarea afisarii lor si personalizarea lor).
FormulaBar Optiune de tip comutator care controleaza afisarea barei formulei.
StatusBar Optiune de tip comutator care controleaa afisarea barei de stare.
Header and Footer Permite editarea antetului si/sau a subsolului de pagina.
Comments Optiune de tip comutator care afiseaza caseta de editare a comentariului.
CustomViews… Permite crearea unor vizualizari ale registrului de lucru.
Report
Manager
Permite combinarea unei foi de calcul cu o vizualizare si/sau cu un scenariu pentru a
realiza un raport care va putea fi tiparit la imprimanta.
Full
Screen
Optiune de tip comutator care, daca este activata , comuta in modul de vizualizare
ecran complet.
Zoom… Permite modificarea scarii de afisare in fereastra document.
MENIUL INSERT
OPTIUNEA SEMNIFICATIA
Cells… Insereaza celule , randuri sau coloane.
Rows Insereaza randuri deasupra celulelor selectate.
Columns Insereaza coloane in stanga celulelor selectate.
Worksheet Insereaza o foaie de calcul la stanga foii selectate.
Chart… Insereaza o diagrama.
PegeBreak… Insereaza marcajul de intrerupere pagina.
17
Function … Insereaza o functie.
Name ► Deschide un submeniu pentru administrarea numelor care pot fi atribuite celulelor,
unui grup de celule, unei constante sau unei valori calculate.
Comment Insereaza un comentariu.
Picture ► Deschide un submeniu cu optiuni care permit inserarea unei imagini preluate dintr-un
fisier cu imagini sau dintr-o alta aplicatie.
Map… Insereaza o harta. Harta este creata pe baza datelor selectate , care reprezinta referinte
geografice.
Object… Permite inserarea unui obiect (imagine, ecuatie, organigrama, diagrama etc). In caseta
de dialog care se deschide este afisata lista cu aplicaiile instalate pe calculator care pot
fi folosite ca aplicatii server pentru crearea obiectului.
MENIUL FORMAT
OPTIUNEA SEMNIFICATIA
Cells… Formateaza valorile din celulelel selectate (stabilirea unui format pentru valorile
numerice, alinierea , fontul caracterelor, chenarul si fundalul celulelor).
Row ► Deschide un submeniu cu optiuni pentru formatarea randurilor selectate.
Column ► Deschide un submeniu cu optiuni pentru formatarea coloanelor selectate.
Sheet ► Deschide un submeniu cu optiuni pentru formatarea foii de calcul active.
AutoFormat Aplica o formatare predefinita asupra celulelor selectate.
Conditional
Formatting…
Aplica o anumita formatare numai asupra celulelor care corespund unui criteriu
construit pe baza unor valori si a unor formule de calcul
Style… Administreaza stilurilor de formare (creare, modificare, stergere)
MENIUL TOOLS
OPTIUNEA SEMNIFICATIA
Speeling… Permite verificarea foii de calcul dpv ortografic F7
AutoCorect… Administreaza intrarile in AutoCorrect (creaerea si stergerea lor).
Track
Changes ►
Deschide un submeniu cu optiuni pentru evidentierea modificarilor efectuate in foaia
de calcul.
Protection ► Permite stabilirea unor optiuni pentru protejarea foii de clcul sau a registrului de lucru
(inclusiv stabilirea unor parole).
Goal Seek… Permite folosirea analizei de tip “cauta rezultatul final”.
Scenarios… Permite folosirea analizei prin construirea scenariilor.
Auditing ► Permite revizuirea documentului pentru gasirea erorilor din formulele in executie).
Solver… Permite folosirea analizei de tip “rezolvare”.
Macro ► Administreaza macrocomenzile (creare, stergere, lansare in executie).
Add- Ins… Permite adaugarea unor noi facilitati la interfata aplicatiei Excel.
Customize… Personalizeaza elementele interfetei (bare cu instrumente, sistemul de meniuri si
scurtaturile de la tastatura).
Options… Stabileste valorile parametrilor pentru operatiile puse la dispozitie de aplicatia
Excel(editare, tiparire, vizualizare, etc.).
Wizard ► Deschide un submeniu cu proceduri asistent.
MENIUL DATA
OPTIUNE SEMNIFICATIE
Sort… Aranjeaza ordonat dupa un anumit criteriu datele din celulele selectate
Filter ► Deschide un submeniu cu optiuni pentru administrarea filtrelor
Form… Afiseaza un formular pentru introducerea datelor.
Subtotals… Calculeaza totaluri cu datele din coloanele specifice .
Validation… Permite definirea unui criteriu de validare a datelor dintr-o celula sau dintr-o serie de
celule .
18
Table… Creeaza un tabel de date care poate fi folosit pentru analize.
Text to Columns… Transforma un text in coloane.
TemplateWizard… Lanseaza in executie procedora asistent pentru crearea unui sablon .
Consolidate… Calculeaza suma valorilor numerice din mai multe zone sursa dintr-o foaie de
calculator si afiseaza rezultatul in tabel.
Group and
Outline ►
Deschide un submeniu cu obtiune pentru creare grupurilor de coloane pentru care se
va calcula suma valorilor
Pivot TableReport Lanseaza in executie procedura asistent pentru crearea tabelului pivot.
MENIUL WINDOW
OPTIUNEA SEMNIFICATIA
NewWindow Deschide o noua fereastra
Arrange All Aranjeaza ferestrele document deschise astfel incat sa nu se acopee unele pe altele.
Hide Ascunde fereastra document curenta.
Unhide… Afiseaza fereastra document ascunsa.
Split/
Remove Split
Imparte foaia de calcul din fereastra activa in 4 zone de lucru (panouri) si permite
dimensionarea acestor zone, respectiv inlatura marcajul dintre cele 2 zone.
Freeze Panes Blocheaza derularea continutului panoului selectat.
Lista cu ferestre
document deschise
Afiseaza o lista cu numele registrelor deschise. Putem sa activam rapid un alt
registru executand clic pe numele lui in lista.
2.4. REALIZAREA DIAGRAMELOR IN WORD SI IN EXCEL.
REALIZAREA DIAGRAMELOR IN WORD.
Procesorul Word cuprinde multe tipuri de diagrame si de reprezentari grafice. Daca avem Excel
instalat ,exista posibilitatea de a crea diagrame Excel in Word, facand clic in meniul Insert – Object-
Microsoft Excel chart (sau Microsoft Graph Chart).
Diagramele pe care le cream se vor incorpora in Word, iar datele din acesta se stocheaza intr-o foaie de
lucru Excel care este incorporata in fisierul din Word
REALIZAREA DIAGRAMELOR IN EXCEL
Diagramele permit crearea unei reprezentari grafice a datelor dintr-o foaie de lucru. Diagramele
se pot utiliza pentru a face datele mai usor de asimilat pentru persoanele care parcurg foile de lucru
tiparite.
Diagrama poate fi amplasata in aceeasi foaie de lucru care contine datele reprezentate in
diagrama (diagrama inglobata) sau intr-o foaie de lucru separata (foaie tip diagrama).Diagrama
inglobata este tiparita alaturi de foaia de lucru, diagrama pe o foaie de lucru este tiparita independent.
La modificarea datelor, in ambele cazuri, diagrama va fi actualizata automat.Se poate, de asemenea
publica o diagrama pe o pagina Web.
Pentru a incepe realizarea unei diagrame care va contine reprezentarea datelor din foaia de calcul
curenta, se utilizeaza aplicatia expert- Chart Wizard .
Pentru a crea o diagrama, trebuie mai intai introduse datele pe foaia de lucru. Apoi se selecteaza
datele respective şi se utilizează Expertul diagramă(Wizard) pentru a începe procesul de alegere a
tipului diagramei si a diferitelor optiuni pentru diagrame.
In Excel putem crea numeroase tipuri de diagrame diferite. Tipul de diagrame selectat depinde
de natura datelor pe care incercam sa le reprezentam si de modul in care dorim sa prezentam datele
respective.
TIPURI DE DIAGRAME
Principalele tipuri de diagrame (cu destinatia lor) sunt:
19
*diagrame circulare- pentru a prezenta relatia dintre componentele unui intreg.
*diagrame cu bare- pentru a compara valorile inregistrate la un anumit moment de timp.
* diagrame de tip coloane- asemanatoare cu diagramele cu bare , folosite pentru a scoate in evidenta
diferentele dintre diferitele elemente.
*diagrama cu linii – pentru a scoate in evidenta tendintele si schimbarile de valori in timp.
* diagrama de distributie –asemanatoare cu o diagrama cu linii, folosita pentru a scoate in evidenta
diferentele dintre doua seturi de valori.
*diagrama cu suprafete – asemanatoare diagramei cu linii, folosita pentru a scoate in evidenta
modificarea in timp a unor valori.
*diagrama tip radar
*diagrama tip puncte= foosita pentru a indica legatura dintre maimulte serii de valori
Majoritatea acestor diagrame prezinta si versiuni tridimensionale., ceea ce permite distingerea si
mai buna a diferitelor seturi de date.
ETAPELE REALIZARII UNEI DIAGRAME.
Realizarea diagramelor presupune parcurgerea urmatorilor pasi:
1)Realizarea tabelului.Se introduc datele.Din meniul Format selectam tipul de marigini, tipul de date
–text pentru cap tabel si numeric pentru restul tabelului,etc .
2)Alegerea tipului de diagrama in functie de rolul acesteia.
3)Selectarea zonei pe care dorim sa o reprezentam grafic.
4) Editarea legendei si a etichetelor.
Pentru construirea diagramei se vor folosi urmatoarele obiecte:
-Zona diagramei:cuprinde intreaga diagrama , inclusiv legenda si titlul.
-Zona graficului-sunt reprezentate seriile de date prin puncte, linii, bare,coloane,arce de
cerc.este marginita de axe si cuprinde marcajele datelor, etichetele datelor,etc.
-Axele x si y(si z daca diagrama este reprezentata 3-D) pe axa Ox sunt reprezentate categoriile
de date, iar pe axa Oy sunt reprezentate valorile datelor.Exceptie fac graficele circulare( care nu au
axe), diagramele de tip bare (care inverseaza axele), diagramele de tip puncte(folosesc ambele axe
pentru reprezentarea valorilor).
-Etichetele axelor (Axis title)= nume care se ataseaza axelor
-Marcaje de pe axa(Tick -mark)=linii scurte care intersecteaza axa si pun in evidenta
intervalele in care este impartita axa.
-Etichete de marcaje de pe axe(tick-mark labels)=sunt nume sau valori atasate marcajelor de
pe axa
-Marcaje de date( Data marker)=sunt reprezentarile in diagrama ale datelor din
seria de date ( puncte, linii, dreptunghiuri, arce de cerc).
-Seria de valori – grup de valori folosite pentru reprezentarea dupa o axa.poate fi luata dintr-un
rand sau dintr-o coloana a tabelului sau a unei foi de calcul.
-Etichetele datei(Data labels) =sunt valori care se ataseaza elementelor cu care este construita
diagrama (bare, felii, puncte) pentru a stii exact ce valoare reprezinta.
-Legenda = este plasata in afara zonei graficului si se utilizeaza pentru identificarea partilor
diagramei.ea precizeaza corespondenta dintre culoare sau modul de umplere si numele datei.
-Titlul (Chart Title) in partea superioara a diagramei.
-Caroiajul (Gridline)=retea de linii transate pe verticala si/sau pe orizontala, care imparte
graficul in mai multe zone.
-Linia de tendinte(Trendline)= reprezentare grafic aa tendintei de evolutie a datelor.Nu poate fi
folosita in diagrame 3D sau in cele de tip circular.
-Barele de erori (Error bars)=bare grafice incluse in diagrame pentru a exprima erorile care
apar in reprezentarea datelor.
Nu este obligatoriu sa includem in diagrama linia de tendinte, barele de erori, titlul diagramei,
legenda, etichetele axelor, sau etichetele datelor, altfel diagrama va deveni greu de citit si de interpretat.
5)Amplasarea diagramei :
-in foaia de calcul care contine datele si va fi tiparita impreuna cu datele
-intr-o foaie de calcul separata , din acelasi registru, care va fi tiparita separat de datele din foaia de
calcul.
20
Cap.4 –BAZE DE DATE = ACCESS
4.1. SISTEME DE GESTIONARE A BAZELOR DE DATE(SGBD).
O Baza de Date reprezinta o colectie de date integrata, bine structurata, avand o descriere cat
mai exacta a structurii si a relatiilor dintre date.
DEFINITIE:
SGBD reprezinta un sistem de programe care faciliteaza si supervizeaza introducerea de
informatii in baze de date, actualizarea si extragerea din baza, controlul si autorizarea accesului la
date.El reprezinta o interfata intre utilizator si sistemul de operare( exemple de SGBD: MS EXCEL,
ACCESS, FOX PRO, ORACLE, etc.).
FUNCTIILE SGBD.:
Un SGBD trebuie sa indeplineasca urmatoarele functii:
-de descriere ,care rezida în definirea structurii datelor, a relatiilor dintre acestea si a conditilor de acces
la informatile continute in baza de date;
-de actualizare, care presupune inserarea, redactarea şi suprimarea datelor;
-de interogare a BD, care permite obtinerea diferitor informatii din BD conform unor criterii de
cautare;
-de obtinere de date noi, care consta in prelucrarea informatiei initiale in scopul obtinerii unor totaluri,
medii etc.;
-de intretinere, care consta in crearea copiilor de rezerva, compactarea BD si repararea ei în cazul
deteriorarii;
-de securitate a datelor, care rezida in protejarea BD impotriva accesului neautorizat si in atribuirea
drepturilor de acces.
Microsoft Access este o puternica aplicatie de date relationale, care permit crearea unor baze de
date simple sau complexe.
Pentru a deschide aplicaţia Access se parcurge calea: Start – (All) Programs – Microsoft Office –
Microsoft Access. Atunci când se deschide aplicaţia, apare fereastra Getting Started (Pornire); în
panoul din partea dreaptă se poate opta pentru deschiderea unei baze de date recent folosite, pentru
crearea unei baze de date noi sau pentru obţinerea de ajutor.
Pentru a deschide o bază de date anterior creată, se dă clic pe linkul More (Mai multe) din
secţiunea Open (Deschidere) din panoul aflat în dreapta, în fereastra din imaginea de mai sus – în caseta
Open (Deschidere) se localizează baza de date şi se deschide cu dublu clic sau cu clic pe numele bazei
de date şi apoi pe butonul Open (Deschidere).
O cale simplă de a deschide o bază de date este prin dublu clic pe pictograma corespunzătoare fişierului.
O bază de date, anterior creată şi salvată, se poate modifica prin crearea de noi obiecte precum tabele,
interogări, rapoarte etc sau prin copierea, ştergerea, redenumirea obiectelor deja existente. Deoarece
crearea / modificarea acestor obiecte presupune salvarea lor, baza de date nu mai trebuie salvată
(salvarea se face implicit).
Moduri de vizualizare
În fereastra unei baze de date Access, obiectele acesteia pot fi vizualizate în diverse moduri: Design
View (Vizualizare Proiect) acest mod de vizualizare se foloseşte pentru adăugarea de noi câmpuri în
tabel, stabilirea tipului de date corespunzător fiecărui câmp, (eventual) adăugarea unei descrieri în
dreptul fiecărui câmp;
Datasheet View (Foaie de date) acest mod de vizualizare se foloseşte pentru introducerea
înregistrărilor (liniilor) într-un tabel. Pentru a comuta de la un mod de vizualizare la alt mod de
vizualizare, se accesează comanda View (Vizualizare) – Datasheet View (Foaie de date), dacă tabela
este deschisă în modul de vizualizare proiect, respectiv View (Vizualizare) – Design View (Vizualizare
în mod proiectare), dacă tabela este deschisă în modul de vizualizare foaie de date.
O altă cale de a trece de la un mod de vizualizare la celălalt este prin utilizarea butoanelor Open
(Deschidere) respectiv Design (Proiect) din bara de instrumente a ferestrei bazei de date.
21
4.2. TIPURI DE DATE UTILIZATE IN BD.
Tipurile de date utilizate la definirea campurilor intr-o tabela Access 2003 sunt:
-Text: este tipul de date implicit; este stocat orice tip de caracter, inclusiv cifre; proprietatea Field Size
stabileste numarul maxim de caractere care se stocheaza si are valori cuprinse intre 0 si 255 de
pozitii(numere care nu urmeaza a fi utilizate in calcule);
-Memo: este un tip similar cu tipul Text, dar stocheaza pana la 64.000 de caractere;
-Number: este utilizat pentru stocarea valorilor numerice; proprietatea Field Size precizeaza
dimensiunea si tipul valorii numerice;
-Date/Time: este tipul de date utilizat pentru stocarea unei date calendaristice valide si a timpului orar;
formatul de reprezentare a datei calendaristice si a timpului orar este precizat in proprietatea Format;
-Currency: este utilizat pentru stocarea valorilor monetare in vederea efectuarii de calcule si
comparatii monetare(diferite valute);
-Autonumber: este tipul de date utilizat pentru stocarea unei valori unice asociata pentru fiecare
inregistrare adaugata in tabel; numeroteaza in mod secvential fiecare inregistrare;
-Yes/No: este utilizat pentru stocarea unei valori din maxim doua posibile: true sau false, yes sau no,
on sau off conform setarii din proprietatea Format;
-OLE (Object Linking and Embledding= legarea si inglobarea obiectelor): este tipul de date
utilizat pentru stocarea unui obiect OLE : foaie de calcul Excel, document Word, imagine, sunet,
animatie inserat prin comanda Object… din meniul Insert;
-Hyperlink(hiperlegatura): este tipul de date utilizat pentru stocarea unei hiperlegaturi catre o locatie
a unui alt obiect din baza de date, document Office sau pagina Web; hiperlegatura se insereaza prin
comanda Hyperlink… din meniul Insert; permite trecerea de la campul curent la informatii situate
intr-un alt fisier;
-Lookup Wizard: acest tip de camp isi allege valorile dintr-un alt table;permite executia aplicatiei
wizard Lookup Wizard care asista utilizatorul in operatia de conversie a campului intr-unul de tip
lookup; initial, campul trebuie sa aiba asociat tipul de date Text, Number sau Yes/No.
4.3. MODELE DE BAZE DE DATE.
In functie de modul de organizare a informatiilor, exista mai multe tipuri de baze de date:
-modelul ierarhic( arborescent)
-modelul retea
-modelul relational.
Modelul ierarhic= cu ajutorul modelului conceptual ierarhic, schema bazei de date poate fi
reprezentata sub forma unui arbore în care nodurile exprima colectii de date, iar ramurile reflecta
relatiile de asociere între inregistrarile colectiilor de date superioare si inferioare.
Modelul retea=modelul retea se aseamana cu cel ierarhic, diferenta constand in aceea ca unui element
inferior ii pot corespunde unul sau mai multe elemente superioare.
22
Modelul relational= este cel mai raspandit model de baze de date. Acest model are o singura structura
de date:tabelul sau relatia. Access creaza o categorie speciala de baze de date, numite baze de date
relationale (BDR). O baza de date realtionale imparte informatiile in sub-seturi diferite. Fiecare subset
grupeaza informatiile in functie de o anumita tema, ca de exemplu informatii despre pacienti, despre
vanzare, despre produse. In Access aceste sub-seturi de date se gasesc in tabele individuale .
4.4 CREAREA ŞI EXPLOATAREA TABELELOR UNEI BAZE DE DATE
1. Proiectarea unei baze de date:
Prima etapă în proiectarea unei baze de date este analiza sarcinilor pe care trebuie să le îndeplinească
fiecare utilizator care va folosi baza de date. În cazul în care nu se acordă suficientă atenţie acestei
etape, există riscul ca mari părţi din aplicaţie să fie rescrise ulterior.
Urmează etapa de analiză a datelor şi de creare a designului aplicaţiei. Trebuie identificată fiecare
informaţie necesară îndeplinirii fiecărei sarcini; informaţiile vor fi împărţite apoi pe subiecte, fiecare
subiect devenind apoi un tabel în baza de date. De exemplu un subiect (obiect) pentru o culegere online
de teste grilă poate fi o întrebare. Întrebările pot fi caracterizate prin enunţ şi grad de dificultate.
Fiecărei caracteristici a întrebărilor i se asociază:
· un tip de date potrivit
· o dimensiune maximă necesară
· eventual reguli de validare
Termeni utilizaţi în “limbajul” bazelor de date:
· coloană (câmp) – o singură bucată de informaţie despre un obiect
· linie (înregistrare) – o colecţie de informaţii despre un singur obiect
· tabel (tabelă) – o colecţie a tuturor datelor unui tip specific de obiecte (de exemplu: toate
informaţiile stocate despre toate întrebările din baza de date culegere)
· câmp cheie primară – un câmp sau o combinaţie de câmpuri dintr-un tabel care identifică în mod
unic fiecare linie din tabel
· câmp cheie naturală – un câmp cheie primară ce face parte în mod natural din datele conţinute
de tabel (de exemplu: enunţul unei întrebări – întrebările sunt diferite între ele); în general se recomandă
însă folosirea unui câmp cheie adăugată (de exemplu un câmp de tip AutoNumber, aşa cum este
id_intrebare) drept cheie primară
· câmp cheie compusă – un câmp cheie primară care conţine mai mult decât un câmp dintr-un
tabel
· relaţie – două tabele dintr-o bază de date, care au o valoare cheie comună câmp cheie străină –
un câmp din partea mai mulţi a unei legături de tipul unul la mai mulţi
· Normalizarea repezintă procesul de aplicare asupra bazei de date a unui set de reguli pentru a
asigura faptul că baza de date ajunge la structura optimă (în sensul că are cele mai potrivite tabele, iar
acestea conţin cele mai potrivite câmpuri). Formele normale sunt paşii din acest set de reguli, care se
parcurg într-o anumită ordine. Mai jos sunt enunţate câteva reguli de bază pentru normalizare:
· câmpurile trebuie să fie atomice (fiecare bucată de informaţie trebuie divizată cât mai mult; de
exemplu: în loc să existe câmpul nume în care să se reţină întregul nume al unei persoane, este de
preferat să existe două câmpuri, unul care să reţină numele, iar celălalt prenumele)
· fiecare înregistrare trebuie să conţină un câmp care să identifice în mod unic înregistrarea
respectivă (cheie primară)
· o cheie primară ar trebui să fie scurtă, stabilă şi simplă (scurtă – de dimensiuni mici, nu un câmp
cu 50 de caractere; stabilă – câmp a cărui valoare variază foarte puţin sau deloc; simplă – utilizatorul să
lucreze cu uşurinţă cu aceasta)
· fiecare câmp ar trebui să furnizeze informaţii suplimentare despre înregistrarea pentru care cheia
primară serveşte drept identificator (să nu se obţină valoarea unui câmp din valoarea altui câmp)
· orice informaţie trebuie să existe o singură dată în baza de date (se elimină astfel redundanţa
datelor)
2. Crearea unei tabele.
Crearea unei baze de date pornind de la zero se face prin parcurgerea paşilor:
23
· se accesează comanda File (Fişier) / New (Nou) sau se apasă butonul din bara de instrumente
Standard
· se selectează Blank Database (Bază de date necompletată) din lista de opţiuni aflată în partea
dreaptă a ecranului
· se selectează folderul în care se va salva baza de date
· se introduce numele fişierului bază de date (implicit acestuia i se adaugă extensia .mdb)
· se apasă butonul Create (Creare)
Crearea unui tabel se poate face:
· crearea unui tabel prin utilizarea expertului (Table Wizard):
– se selectează Tables (Tabele) din lista de obiecte a ferestrei Database (Bază de date)
– se dă dublu clic pe pictograma Create Table by Using Wizard (Creare tabel folosind expertul) – apare
fereastra Table Wizard (Expert creare) în care se parcurg paşii descrişi mai jos
>> se alege unul dintre tabelele predefinite, clasificate în două categorii: afaceri (business) şi personale
(personal);
· >> se aleg câmpurile dând dublu clic pe numele câmpului sau clic pe numele câmpului şi clic pe
butonul ; clic pe butonul Next (Următorul) pentru a trece la pasul al doilea
>> se scrie numele noului tabel şi se acceptă sau nu ca aplicaţia Access să stabilească o cheie primară
(se recomandă ca fiecare tabel să aibă o cheie primară, dar nu este obligatoriu); clic pe butonul Next
(Următorul) pentru a trece la pasul al treilea
· >> aplicaţia Access încearcă să identifice relaţiile dintre noul tabel şi tabelele deja existente în
baza de date; relaţiile permit asigurarea integrităţii datelor (de exemplu: se pot defini relaţii astfel încât
să nu poată fi introduse răspunsuri pentru întrebări inexistente); cu toate acestea, relaţiile propuse de
Access pot fi modificate sau se pot adăuga legături noi folosind butonul Relationships (Relaţii); clic pe
butonul Next (Următorul) pentru a trece la pasul al patrulea
>> stabilirea designului tabelului, introducerea de date în tabel; clic pe butonul Finish (Terminare)
pentru crearea noului tabel
Dezavantajul major al creării unui tabel folosind această metodă este că opţiunile în ceea ce priveşte
stabilirea câmpurilor şi a tipurilor de date asociate acestora sunt limitate.
· crearea unui tabel dintr-o foaie de date (Create table by entering data)
– presupune selectarea obiectului Tables (Tabele) din lista ferestrei Database (Bază de date)
– dublu clic pe pictograma Create Table by entering data (Creare tabel prin introducere de date) (sau
clic pe butonul New (Nou)şi apoi pe opţiunea Datasheet View (Vizualizare foaie de date))
– apare fereastra corespunzătoare noului tabel, în care se pot introduce numele câmpurilor prin dublu
clic pe antetul coloanei (sau prin clic dreapta pe antetul coloanei şi alegerea comenzii Rename Column
(Redenumire coloană) din meniul apărut) şi înregistrări în tabel (Access va încerca să detecteze
automat, în funcţie de valorile introduse, tipurile de date corespunzătoare câmpurilor; de aceea trebuie
atenţie sporită atunci când se realizează această operaţie)
– pentru salvare se apasă butonul Save (Salvare) din bara de instrumente Standard; urmează
introducerea numelui tabelului şi, eventual, adăugarea unei chei primare
· crearea unui tabel pornind de la zero ( cea mai recomandata !)
– presupune selectarea obiectului Tables (Tabele) din lista ferestrei Database (Bază de date)
24
dublu clic pe pictograma Create Table in Design View (Creare tabel în modul vizualizare proiect)
(sau clic pe butonul Design (Proiect) din fereastra bazei de date)
– se completează numele câmpurilor, se aleg tipurile corespunzătoare de date, se scriu eventual descrieri
în dreptul fiecărui câmp; se stabilesc proprietăţi ale câmpurilor
– pentru salvare se apasă butonul Save (Salvare) din bara de instrumente Standard; urmează
introducerea numelui tabelului şi, eventual, dacă nu a fost stabilită deja, adăugarea unei chei primare
Această metodă oferă multă flexibilitate şi control în crearea tabelelor deoarece permite
stabilirea numelui, tipului de date şi a proprietăţilor fiecărui câmp.
3. Definirea unei chei primare
Cheia primară reprezintă un câmp (sau o combinaţie de câmpuri) care identifică în mod unic o
înregistrare. Pentru a adăuga o cheie primară într-un tabel, se deschide tabelul în modul de vizualizare
Design (Proiect), se dă clic dreapta pe câmpul ce va deveni cheie primară (dacă este vorba de o
combinaţie de câmpuri, se vor selecta toate şi apoi se va da clic dreapta pe selecţie) şi se alege comanda
corespunzătoare din meniul apărut.
Dacă a fost salvat tabelul fără a fi stabilită cheia primară, Access va semnala acest aspect. Se poate
reveni în modul de vizualizare Design (Proiect) pentru stabilirea sau adăugarea unei chei primare.
4. Stabilirea unui index
Cel mai important index dintr-un tabel este indexul cheie primară; acesta asigură unicitatea valorilor din
câmpul / câmpurile indexului, oferind tabelului, în acelaşi timp, o ordine implicită a înregistrărilor.
Indexurile cresc performanţele atunci când se realizează operaţii de căutare, sortare sau grupare după
unul sau mai multe câmpuri deoarece au rolul de a ordona logic înregistrările dintr-un tabel.
Pentru a crea un index pentru un câmp, se stabileşte valoarea Yes (No Duplicates) / Da (Fără Dubluri)
sau Yes (Duplicates Ok) / Da (Cu Dubluri) pentru proprietatea Indexed (Indexat) a câmpului respectiv
(proprietatea se găseşte în Field Properties (Proprietăţi câmp), secţiune care apare pentru orice câmp,
când tabelul este deschis în modul de vizualizare Design (Proiect)).
Pentru a crea un index cu mai multe câmpuri, se efectuează următorii paşi:
· se accesează comanda View (Vizualizare) / Indexes (Indexuri); apare fereastra Indexes
(Indexuri)
· se scrie numele indexului în coloana Index Name (Nume index)
· din coloana Field Name (Nume câmp) se selectează câmpurile care vor fi adăugate în index
· se selectează atributele indexului
· se apasă Ok pentru a închide fereastra Indexes (Indexuri
5. Modificarea proprietăţilor unui câmp
Pentru modificarea proprietăţilor unui câmp este necesar ca tabelul să fie deschis în modul de
vizualizare Design (Proiect). Lista de proprietăţi permite stabilirea dimensiunii câmpului, ce format să
aibă datele introduse, care este valoarea implicită pentru câmp, o regulă de validare a datelor introduse,
dacă este obligatoriu să existe o valoare pentru câmpul respectiv, dacă există vreun index pentru câmp
etc. Este necesar ca tabelul să fie salvat dacă se modifică cel puţin o proprietate.
25
6. Adăugarea de înregistrări într-o bază de date. Ştergerea de înregistrări dintr-o bază de
date
Pentru a adăuga înregistrări într-un tabel, se deschide tabelul în modul de vizualizare Datasheet (Foaie
de date) şi se alege una dintre metodele:
· accesarea comenzii Insert (Inserare) – New Record (Înregistrare nouă)
· apăsarea combinaţiei de taste Ctrl şi +
· apăsarea butonului aflat în partea de jos a ferestrei tabelului
Pentru a şterge una sau mai multe înregistrări, se parcurg paşii:
· selectarea înregistrărilor (se poate face cu ajutorul mouse-ului şi/sau al tastelor săgeţi)
· apăsarea tastei Delete
· confirmarea ştergerii în caseta de dialog care apare; datele şterse nu mai pot fi recuperate
(ştergerea este posibilă dacă tabelul nu conţine înregistrări restricţionate de relaţiile existente între
tabele; de exemplu: nu se poate şterge o înregistrare din tabelul intrebari deoarece există în tabelul
raspunsuri înregistrări legate de aceasta)
4.5. CREAREA ŞI FORMATAREA FORMULARELOR ASOCIATE UNOR TABELE
1.Crearea unui formular simplu. Introducerea datelor în baza de date folosind formulare simple
Cea mai rapidă cale de a crea un formular este prin folosirea utilitarului AutoForm (Machetă
Automată). Pentru a crea un formular cu ajutorul machetei automate se parcurg următorii paşi:
· clic pe obiectul Tables (Tabele) din fereastra Database (Bază de date)
· clic pe tabelul sau interogarea pentru care se va crea formular
clic pe comanda New Object (Obiect Nou) din bara de instrumente Database (Bază de date) – se alege
AutoForm (Machetă Automată) – are loc deschiderea ferestrei unui nou formular în care pot fi
adăugate înregistrări prin apăsarea butonului corespunzător din bara de navigare a formularului
O altă cale de a crea un formular este prin utilizarea expertului (v-o recomand!). Paşii care se parcurg
sunt următorii: clic pe obiectul Forms (Formulare) din fereastra Database (Bază de date) şi apoi dublu
clic pe comanda Create form by using Wizard (Creare formular utilizând expertul) – comanda are ca
efect apariţia ferestrei Form Wizard (Expert formular) în care se vor parcurge patru paşi:
26
· se alege din lista de tabele propusă tabelul pentru care se va crea formular, se „mută” câmpurile
acestuia în zona Selected fields (Câmpuri selectate) folosind butonul – clic pe butonul Next
(Următorul)
· se alege aspectul (layout) dorit pentru formular (nu Pivot Table sau Pivot Chart) – clic pe
butonul Next (Următorul)
· se alege stilul (style) dorit pentru formular – clic pe butonul Next (Următorul)
· se scrie numele (name) formularului – clic pe butonul Finish (Terminare); dacă se doreşte
introducerea imediată de noi înregistrări cu ajutorul formularului, butonul radio Open the form to view
or enter information (Deschidere formular pentru afişarea sau introducerea informaţiilor) rămâne
marcat
2. Formatarea textului. Schimbarea culorii fondului într-un formular.
Pentru a schimba formatarea fontului utilizat într-un formular este necesară deschiderea acestuia
în modul de vizualizare Design (Proiect) :
– se selectează etichetele, dând clic pe fiecare şi ţinând apăsată tasta Shift (etichetele se află în partea
stângă; a nu se confunda cu textbox-urile (casetele text) din formular) – se dă clic dreapta pe selecţia
făcută şi se alege comanda Font Color (Culoare font/din faţă) din meniul contextual apărut – se alege
noua culoare din lista de culori propusă
– se selectează casetele text, dând clic pe fiecare şi ţinând apăsată tasta Shift (casetele text se află în
partea dreaptă; a nu se confunda cu labels (etichetele) din formular) – se dă clic dreapta pe selecţia
făcută şi se alege comanda Font Color (Culoare font/din faţă) din meniul contextual apărut – se alege
noua culoare din lista de culori propusă
– se selectează toate obiectele prin apăsarea combinaţiei de taste Ctrl+A – se aleg tipul şi dimensiunea
fontului din bara de instrumente Formatting (Formatare)
Pentru a schimba culoarea fondului într-un formular se dă clic dreapta pe suprafaţa de lucru a
formularului (nu pe vreun obiect al acestuia) – se alege comanda Fill /Back Color (Culoare de
umplere/fundal) – se alege noua culoare din lista de culori propusă. Această operaţie este posibilă dacă
nu a fost ales un fundal predefinit pentru formular.
Se salvează modificările făcute în formular dând clic pe butonul corespunzător din bara de instrumente
Standard sau accesând comanda File (Fişier) – Save (Salvare).
27
3. Importul unei imagini sau fişier text într-un formular. Modificarea modului de aranjare a
obiectelor în formular
Pentru a importa o imagine, se deschide formularul în modul de vizualizare Design (Proiect),
apoi se dă clic pe butonul Insert Picture (Inserare imagine) din ToolBox (Caseta de instrumente) sau se
accesează comanda Insert (Inserare) – Picture (Imagine), se alege imaginea – Enter.
Pentru a importa un fişier text, se accesează comanda Insert (Inserare) – Object (Obiect)
Pentru a modifica modul de aranjare a obiectelor în formular, este necesară deschiderea acestuia în
modul de vizualizare Design (Proiect), selectarea obiectelor cu ajutorul mouse-ului şi deplasarea lor în
locul dorit, folosind tehnica drag&drop. Cel mai uşor mod de a selecta un obiect este de a face clic pe
el. Un obiect selectat este înconjurat de repere de selecţie. O metodă de a selecta mai multe obiecte
constă în menţinerea apăsată a tastei Shift şi executare de clic pe fiecare obiect. O altă metodă de
selectare a mai multor obiecte este prin încadrarea obiectelor într-un dreptunghi trasat cu ajutorul
mouse-ului, dar prezintă dezavantajul că obiectele trebuie să fie adiacente în formular.
Obiectele dintr-un formular pot fi aliniate cu uşurinţă prin selectare şi alegerea comenzii Format
(Formatare) – Align (Aliniere) – Left (Stânga)/ Right (Dreapta)/ Top (Sus) / Bottom (Jos). Alinierea
obiectelor se poate face şi în raport cu liniile de grilă ale formularului (Snap to Grid (Fixare la liniile
grilei) din meniul Format).
4. Conectarea la o bază de date existentă. Căutarea unei înregistrări
Conectarea formularului se poate face la o tabelă sau la o interogare (query) a bazei de date în
care se lucrează, pentru a prelua unele câmpuri din tabelele sau interogările acesteia. Paşii care se
parcurg sunt următorii:
– se deschide formularul în modul Design View (Vizualizare Proiect) ;
– se dă clic pe pictograma Properties (Proprietăţi) din bara de instrumente Form Design (Proiect
formular) (sau clic dreapta într-o zonă liberă din secţiunea Details (Detalii) şi apoi clic pe comanda
Properties (Proprietăţi) din meniul apărut);
– în caseta de dialog care se deschide, se selectează Form (Formular) din lista ascunsă (dacă nu este deja
selectat);
– pentru proprietatea Record Source (Sursa înregistrărilor) se selectează tabelul / interogarea pentru care
se creează formularul (clic pe săgeata de la lista ascunsă) – se deschide o casetă ce conţine toate
câmpurile tabelului / interogării (caseta care conţine câmpurile tabelului / interogării se poate deschide
folosind comanda View (Vizualizare) – Field list (Listă câmpuri), având formularul deschis tot în modul
design / proiect)
Pentru a căuta o înregistrare cu ajutorul unui formular, se deschide formularul în modul de
vizualizare Datasheet (Foaie de date). Se accesează comanda Edit (Editare) – Find (Găsire) sau se apasă
combinaţia de taste Ctrl+F – se scriu cuvintele după care se face căutarea şi se aleg opţiunile de căutare
(cuvintele pot fi căutate într-un singur câmp sau în întregul tabel; se pot afla la începutul câmpului,
oriunde în câmp sau se impune potrivirea cu întreg câmpul) – se dă clic pe butonul Find Next
(Următorul) pentru a găsi prima apariţie a secvenţei căutate. Repetarea ultimei acţiuni conduce la
găsirea tuturor apariţiilor secvenţei căutate.
4.6. CREAREA ŞI MODIFICAREA INTEROGĂRILOR ÎNTR-O BAZĂ DE DATE
1.Crearea unei interogări simple
Pentru a crea o interogare simplă, în Access există două metode uzuale al căror prim pas constă în
selectarea pictogramei Queries (Interogări) din lista de obiecte a ferestrei Database (Bază de date):
Crearea unei interogări în modul de vizualizare proiect (design): – se dă dublu clic pe Create Query in
Design View (Creare interogare în modul de vizualizare proiect)
– în caseta Show Table (Afişare tabel) se dă clic pe tabelul din care vor fi preluate înregistrările şi apoi
pe butonul Add (Adăugare) (dacă interogarea nouă se bazează pe o altă interogare, se activează
subpagina Queries (Interogări) din caseta Show Table (Afişare tabel) pentru a selecta interogarea de
bază)
– – după ce a fost adăugat tabelul, caseta Show Table (Afişare tabel) se închide prin apăsarea butonului
Close (Închidere)
– se adaugă în interogare, cu dublu clic, câmpurile din tabelul intrebari care vor face parte din interogare
– în secţiunea Sort (Sortare) a câmpului enunţ se alege opţiunea ascending (ascendentă)
28
– în secţiunea Criteria (Criterii) a câmpului dificultate se scrie =1
– se salvează interogarea, folosind comanda File (Fişier) – Save (Salvare) sau apăsând butonul din
bara de instrumente Standard
Crearea unei interogări folosind expertul (va recomand sa utilizati aceasta metoda):
– se dă dublu clic pe Create Query by using wizard (Creare interogare folosind expertul)
– se alege tabelul intrebari dacă nu este deja selectat în lista tabelelor şi se dă dublu clic pe câmpurile
enunt şi dificultate (sau clic pe câmp şi apoi pe butonul )
– clic pe butonul Finish (Terminare)
2. Crearea unei interogări multiple
Pentru a crea o interogare multiplă, în Access există două metode uzuale al căror prim pas constă
în selectarea pictogramei Queries (Interogări) din lista de obiecte a ferestrei Database (Bază de
date):
crearea unei interogări în modul de vizualizare proiect (design): Exemplu: Să se creeze
interogarea intrebari_si_raspunsuri_corecte care să cuprindă fiecare întrebare şi răspunsul corect
asociat acesteia, ordonate crescător după enunţul întrebării.
– se dă dublu clic pe Create Query in Design View (Creare interogare în modul de vizualizare
proiect)
– în caseta Show Table (Afişare tabel) se adaugă tabelele intrebari şi raspunsuri, prin clic pe tabel
şi apoi pe butonul Add (Adăugare) (dacă interogarea nouă se bazează pe interogări, se activează
subpagina Queries (Interogări) din caseta Show Table (Afişare tabel) pentru a selecta interogările
de bază; în subpagina Both (Ambele) sunt afişate atât interogările, cât şi tabelele, de aceea este
recomandată pentru crearea interogărilor bazate atât pe tabele, cât şi pe interogări)
– după ce s-au adăugat tabelele, în caseta Show Table (Afişare tabel) se apasă butonul Close
(Închidere)
– se adaugă în interogare, cu dublu clic, câmpurile necesare din tabelele intrebari şi raspunsuri şi
anume enunt, enunt_raspuns şi corect (relaţia între aceste două tabele a fost creată într-o lecţie
anterioară)
– în secţiunea Sort (Sortare) a câmpului enunţ se alege opţiunea ascending (ascendentă)
29
– în secţiunea Criteria (Criterii) a câmpului corect se scrie =1
– se salvează interogarea, folosind comanda File (Fişier) – Save (Salvare) sau apăsând butonul
din bara de instrumente Standard
crearea unei interogări folosind expertul (v-o recomand):
– se dă dublu clic pe Create Query by using wizard (Creare interogare folosind expertul)
– se alege tabelul intrebari şi se dă dublu clic pe câmpul enunt (sau clic pe câmp şi apoi pe butonul
)
– se alege tabelul raspunsuri şi se dă dublu clic pe câmpul enunt_raspuns (sau clic pe câmp şi apoi
pe butonul )
– clic pe butonul Finish (Terminare)
– interogarea se va salva automat sub un nume propus de Access (numele poate fi modificat prin
clic dreapta pe interogare – alegerea comenzii Rename (Redenumire) – scrierea noului nume –
Enter
O interogare creată în modul design (proiect) se salvează prin folosirea comenzii File (Fişier)
– Save (Salvare) sau apăsând butonul din bara de instrumente Standard
Interogările create cu ajutorul expertului (wizard) se salvează automat sub un nume propus
de Access care poate fi modificat prin clic dreapta pe interogare – alegerea comenzii Rename
(Redenumire) – scrierea noului nume – Enter.
3.Adăugarea, eliminarea de câmpuri într-o/dintr-o interogare
Pentru a adăuga / elimina câmpuri într-o / dintr-o interogare, se deschide interogarea în
modul de vizualizare proiect (design)
– pentru adăugare, se dă dublu clic pe numele câmpului din tabel sau, dacă deja există câmpul
respectiv în interogare, se marchează butonul corespunzător din secţiunea Show (de exemplu: se
adaugă câmpul corect din tabelul raspunsuriri în interogarea intrebari_si_raspunsuri_corecte); se
salvează folosind una dintre metodele precizate mai sus
30
– pentru eliminare, se demarchează butonul corespunzător câmpului ce va fi eliminat, plasat în
secţiunea Show (Afişează) ; se salvează folosind una dintre metodele precizate mai sus
4.7 FILTRAREA ŞI SORTAREA DATELOR
1.Filtre: adăugare, eliminare
Există patru metode pentru filtrarea înregistrărilor dintr-o foaie de date, şi anume: filtrare prin selecţie,
filtrare pe formular, filtrare prin introducere şi filtrare/sortare complexă.
· Filtrare prin selecţie – filtrarea înregistrărilor prin selectarea valorilor dintr-un formular sau
dintr-o foaie de date:
1. într-un câmp al unui formular sau al unei foi de date se caută un exemplu al valorii care
trebuie conţinută de înregistrări pentru a fi incluse în rezultatele filtrului
2. se selectează toată valoarea dintr-un câmp sau o parte a acesteia (modul în care este
realizată selecţia determină înregistrările returnate de filtru)
3. se execută clic pe butonul Filter by selection (Filtrare prin selectare) din bara de
instrumente Table Datasheet (Foaie de date tabelă) sau se se accesează comanda Records
(Înregistrări) – Filter (Filtrare) – Filter by Selection (Filtrare prin selectare).
4. pentru a elimina filtrul, se dă clic pe butonul Eliminare filtru din aceeaşi bară de
instrumente.
· Filtrare pe formular – filtrarea înregistrărilor prin introducerea valorilor într-o vizualizare
necompletată a formularului sau a foii de date
1. se deschide formularul sau tabelul în modul de vizualizare Datasheet (Foaie de date)
2. se dă clic pe butonul Filter by Form (Filtrare după machetă) din bara de
instrumente Table Datasheet (Foaie de date tabelă) sau se accesează comanda Records
(Înregistrări) – Filter (Filtrare) – Filter by Form (Filtrare după machetă)
3. se dă clic pe fila Căutare pentru a introduce criteriul folosit pentru filtrare în câmpul
după care se face filtrarea; pentru a preciza valori alternative pe care înregistrările le pot
avea pentru a fi incluse în rezultatele filtrului, de dă clic pe fila Sau a formularului sau a
foii de date şi se introduce un alt criteriu (filtrul va întoarce toate înregistrările care au
valorile precizate în fila Căutare şi toate înregistrările care au valorile precizate în fila
Sau)
4. pentru salvare, se dă clic pe butonul Save as query (Salvare ca interogare) din bara de
instrumente Filter (Filtrare) /Sort (Sortare) sau se accesează comanda File (Fişier) –
Save as query (Salvare ca interogare), apoi se scrie numele interogării – Ok
5. pentru aplicarea filtrului, se dă clic pe butonul Apply filter (Aplicare filtru) din bara
de instrumente Filter (Filtrare) /Sort (Sortare)
6. pentru a elimina filtrul, se dă clic pe butonul Eliminare filtru din aceeaşi bară de
instrumente.
· Filtrare prin introducere – filtrarea înregistrărilor prin introducerea criteriilor într-un formular
sau foaie de date
1. se deschide formularul sau tabelul în modul de vizualizare Datasheet (Foaie de date)
2. variante disponibile:
31
 se precizează valoarea exactă ce trebuie să apară într-un câmp din înregistrările
filtrate (se dă clic în câmpul care conţine valoarea după care se va face filtrarea –
clic dreapta pe mouse – din meniul apărut se alege comanda Filter by (Filtrare
pentru) – se introduce valoarea utilizată la filtrare)
 se precizează un criteriu mai complex (se dă clic în câmpul care conţine valoarea
după care se va face filtrarea – clic dreapta pe mouse – din meniul apărut se alege
comanda Filter by (Filtrare pentru) – se tastează întreaga expresie utilizând
combinaţia corespunzătoare de identificatori, operatori, metacaractere şi valori
pentru a produce rezultatul dorit)
3. variante disponibile:
 pentru a aplica filtrul şi a închide meniul de comenzi rapide, se apasă tasta Enter
 pentru a aplica filtrul şi a păstra afişat meniul de comenzi rapide (astfel încât să
fie posibilă adăugarea unor criterii suplimentare pentru câmp), se apasă tasta Tab;
se introduce noul criteriu şi se apasă din nou Tab
· Filtrare / sortare complexă – filtrarea înregistrărilor utilizând comanda Advanced Filter / Sort
(Filtrare / Sortare complexă)
1. se deschide formularul, interogarea sau tabelul în modul de vizualizare Datasheet (Foaie
de date)
2. se dă clic în formularul sau foaia de date care urmează a fi filtrată
3. din meniul Records (Înregistrări) se alege comanda Filter (Filtrare) – Advanced Filter /
Sort (Filtrare / Sortare complexă)
4. se adaugă câmpurile care conţin valorile sau criteriile pe care filtrul le va utiliza pentru a
găsi înregistrările (cu dublu clic pe câmpul din tabel)
5. pentru a preciza o ordine de sortare, se dă clic în celula Sort (Sortare) a unui câmp, se dă
clic pe săgeata care indică o listă ascunsă, se alege o ordine de sortare: ascendentă sau
descendentă (Access sortează mai întâi cel mai din stânga câmp din grilă, apoi următorul
câmp pentru care s-a stabilit o ordine de sortare şi aşa mai departe)
6. în celula Criteria(Criterii) pentru câmpurile incluse se introduce valoarea căutată sau o
expresie
7. pentru aplicarea filtrului, se dă clic pe butonul Apply filter (Aplicare filtru) din bara
de instrumente Filter (Filtrare) /Sort (Sortare)
2.Selecţia şi sortarea datelor după criterii sau în baza operatorilor logici uzua
Sortarea înregistrărilor într-un Formular (Form) presupune clic pe câmpul care va fi utilizat la
sortarea înregistrărilor, urmată de clic pe butonul Sort Ascending (Sortare ascendentă) sau pe
Sort Descending (Sortare descendentă) din bara de instrumente Table Datasheet (Foaie de date
tabel). Într-un formular există posibilitatea sortării în funcţie de un singur câmp la un moment dat.
Sortarea datelor se poate face alfabetic, numeric sau după data calendaristică. Ordinea de sortare
poate fi crescătoare (de la 0 la 100, de la A la Z) sau descrescătoare (de la 100 la 0, de la Z la A).
Sortarea înregistrărilor într-o Foaie de date (Datasheet) presupune clic pe câmpul care va fi utilizat la
sortarea înregistrărilor, urmată de clic pe butonul Sort Ascending (Sortare ascendentă) sau pe Sort
Descending (Sortare descendentă) din bara de instrumente Table Datasheet (Foaie de date
tabel). Într-o foaie de date există însă şi posibilitatea sortării în acelaşi timp în funcţie de două sau mai
multe coloane adiacente selectate. Access sortează înregistrările începând cu cea mai din stânga coloană
selectată. De aceea, în exemplul de mai jos, pentru a face o sortare a datelor în funcţie de câmpurile
funcţia şi nume si prenume este necesară deplasarea acestora, astfel încât câmpul funcţia să se afle
înaintea câmpului nume şi prenume. Urmează apoi selectarea celor două câmpuri şi apăsarea butonului
de sortare corespunzător. Sortarea datelor se poate face alfabetic, numeric sau după data calendaristică.
Ordinea de sortare poate fi crescătoare (de la 0 la 100, de la A la Z) sau descrescătoare (de la 100 la 0,
de la Z la A).
Sortarea înregistrărilor într-o Interogare (Query) presupune utilizarea modului de vizualizare Proiect
(Design). Pentru a sorta după mai multe câmpuri, mai întâi se aranjează câmpurile în interogare
deoarece aplicaţia sortează mai întâi cel mai din stânga câmp; apoi, pentru valori egale în primul câmp
de sortare, ordonarea înregistrărilor corespunzătoare se va face în funcţie de următorul câmp din
dreapta, şi aşa mai departe (de exemplu: pentru a sorta mai întâi câmpul funcţia şi apoi câmpul nume şi
32
prenume , câmpul funcţia trebuie să fie amplasat în stânga câmpului nume şi prenume în grilă). În
secţiunea Sort (Sortare) a fiecărui câmp de sortare se dă clic pentru selectarea opţiunii de sortare
ascendentă sau descendentă. Pentru a examina rezultatele interogării, se dă clic pe comanda View
(Vizualizare) din bara de instrumente.
Sortarea înregistrărilor într-un Raport (Report) presupune deschiderea raportului în modul de
vizualizare Proiect (Design). Se face clic pe Sortare şi Grupare din bara de instrumente Filter
(Filtrare) /Sort (Sortare) pentru a afişarea casetei Sortare şi Grupare. În primul rând al coloanei
Câmp/Expresie, se selectează un nume de câmp sau se tastează o expresie (orice combinaţie de
operatori matematici sau logici, constante, funcţii şi nume de câmpuri, controale şi proprietăţi evaluate
ca valoare unică; expresiile efectuează calcule, manipulează caractere sau testează date). Câmpul sau
expresia din primul rând reprezintă primul nivel de sortare (cel prioritar). Al doilea rând este al doilea
nivel de sortare şi aşa mai departe (se poate sorta după până la 10 câmpuri sau expresii într-un
raport). Când se completează în coloana Câmp/Expresie, Microsoft Access setează implicit Ordine de
sortare pe Ascendent.
Crearea şi modificarea rapoartelor
1.Crearea unui raport
În Access sunt disponibile mai multe tipuri de rapoarte: rapoarte de detaliu, rapoarte sumare, rapoarte
care conţin grafice şi diagrame, rapoarte care conţin formulare, rapoarte care conţin etichete,
rapoarte care conţin orice combinaţie din cele enumerate anterior.
A) Pentru a crea un raport cu ajutorul utilitarului AutoReport (Raport Automat), se dă clic pe comanda
New Object (Obiect Nou) din bara de instrumente Database (Bază de date) – se alege AutoReport
(Raport Automat) – se deschide fereastra unui nou raport. Raportul se salvează dând clic pe butonul
corespunzător din bara de instrumente Standard sau accesând comanda File (Fişier) – Save
(Salvare).
B) Pentru a crea un raport bazat pe un singur tabel sau interogare, cu ajutorul expertului, se dă clic pe
obiectul Reports (Rapoarte) din fereastra Database (Bază de date) şi apoi dublu clic pe comanda
Create report by using Wizard (Creare raport utilizând expertul) – comanda are ca efect apariţia
ferestrei Report Wizard (Expert raport) în care se vor parcurge şase paşi:
· se alege tabelul sau interogarea din lista de tabele şi interogări propusă, se „mută” în zona
Selected fields (Câmpuri selectate), câmpurile care vor apărea în raport, folosind butonul corespunzător
– clic pe butonul Next (Următorul)
· nu se alege niciun nivel de grupare (nu a fost impus în exemplul de mai jos) – clic pe butonul
Next (Următorul)
· se aleg de la unul până la maxim trei câmpuri după care se va face sortarea; ordinea de sortare
propusă este ascendentă, se modifică dacă etse cazul – clic pe butonul Next (Următorul)
· se alege aspectul (layout) dorit şi orientarea paginii pentru raport – clic pe butonul Next
(Următorul)
· se alege stilul (style) dorit pentru raport – clic pe butonul Next (Următorul)
· se scrie numele raportului şi se dă clic pe butonul Finish (Terminare)
C) Pentru a crea un raport în modul Design (Proiect), se dă clic pe obiectul Reports (Rapoarte) din
fereastra Database (Bază de date) şi apoi dublu clic pe comanda Create report in Design View (Creare
raport în modul Vizualizare proiect) – comanda are ca efect apariţia ferestrei Report Design (Raport).
O altă cale este de a da clic pe Reports (Rapoarte) din lista de obiecte, apoi clic pe butonul New (Nou),
pentru a deschide caseta de dialog New Report (Raport nou); se dă clic pe Design View (Vizualizare
proiect) şi se foloseşte lista derulantă pentru a selecta tabelul sau interogarea pe care se va baza raportul
– Ok; apare de asemenea fereastra Report Design (Raport).
În fereastra Report Design (Raport) sunt disponibile câteva instrumente printre care ferestrele
Properties (Proprietăţi), Toolbox (Casetă de instrumente), Field List (Listă de câmpuri) şi Sorting
and Grouping (Sortare şi grupare).
De asemenea sunt disponibile două bare de instrumente pentru a face mai uşoară realizarea şi
personalizarea rapoartelor: Report Design (Designul raportului) şi Formatting (Formatare).
33
În Access, structura unui raport este împărţită în secţiuni. Pentru a crea rapoarte utile, este necesară
înţelegerea funcţionării fiecărei secţiuni. De exemplu, secţiunea în care va fi plasat un control calculat
determină modul în care Access calculează rezultatele. Următoarea listă afişează un rezumat al tipurilor
de secţiuni şi utilizările lor.
· Antet raport Această secţiune se imprimă o singură dată, la începutul raportului. Se
utilizează antetul raportului pentru a afişa informaţiile care apar în mod normal pe o copertă, cum ar fi o
siglă, un titlu sau data. Când se plasează un control calculat care utilizează funcţia agregată Sum în
antetul raportului, suma se calculează pentru întreg raportul. Antetul raportului se imprimă înainte de
antetul paginii
· Antet pagină Această secţiune se imprimă în partea de sus a fiecărei pagini. De exemplu, se
utilizează un antet de pagină pentru a repeta titlul raportului pe fiecare pagină.
· Antetul grup Această secţiune se imprimă la începutul fiecărui grup de înregistrări. Se
utilizează antetul de grup pentru a imprima numele grupului. De exemplu, într-un raport grupat după
enunţul întrebării, se utilizează antetul grupului pentru a imprima enunţurile întrebărilor. Când se
plasează un control calculat care utilizează funcţia agregată Sum în antetul grupului, suma se calculează
pentru grupul curent.
· Detaliu Această secţiune se imprimă o dată pentru fiecare rând din sursa de înregistrări.
Secţiunea Detaliu este locul în care se plasează controalele care formează corpul principal al raportului.
· Subsol grup Această secţiune se imprimă la finalul fiecărui grup de înregistrări. Se utilizează
un subsol de grup pentru a imprima informaţii rezumative pentru un grup.
· Subsol pagină Această secţiune se imprimă la finalul fiecărei pagini. Se utilizează un subsol
de pagină pentru a imprima numerele de pagină sau informaţiile pentru fiecare pagină.
· Subsol raport Această secţiune se imprimă o dată la finalul raportului. Se utilizează subsolul
de raport pentru a imprima totalurile raportului sau alte informaţii de rezumat pentru întreg raportul.
Observaţie: În vizualizarea Proiect (Design), subsolul raportului apare sub subsolul de pagină. Cu toate
acestea, când raportul se imprimă sau este examinat, subsolul raportului apare deasupra subsolului de
pagină, după ultimul subsol de grup sau linie de detaliu pe ultima pagină.
Mai jos sunt puse în evidenţă secţiunile dintr-un raport vizualizat în modul Design (Proiect) respectiv
Preview (Previzualizare). Exemplu: Să se creeze un raport care să conţină toate enunţurile
întrebărilor din tabelul intrebari, grupate după gradul de dificultate şi ordonate alfabetic după enunţ.
Raportul va avea afişate data şi ora în subsol şi numărul de pagină în subsolul fiecărei pagini.
2. Crearea, modificarea unui antet şi subsol
Pentru a modifica un raport este necesar ca acesta să fie deschis în modul de vizualizare Design
(Proiect) care permite modificarea sa. Pentru aceasta se dă clic pe obiectul Reports (Rapoarte) din
34
fereastra Database (Bază de date) şi apoi clic pe raportul ce urmează să fie modificat; se acţionează
butonul Design (Proiect) .
Pentru a adăuga în antetul raportului un alt text, se selectează textul existent şi se scrie noul text.
Pentru a adăuga data şi ora curente, în subsolul raportului, se accesează comanda Insert (Inserare) –
Date and Time (Dată şi oră) – se alege formatul de afişare dorit dintre cele propuse – Ok – implicit
acestea vor fi inserate în antetul raportului, de unde pot fi mutate folosind mecanismul Cut (Decupare)
– Paste (Lipire)
Pentru a adăuga o imagine în subsolul fiecărei pagini a raportului, se accesează comanda Insert
(Inserare) – Picture (Imagine) – se alege imaginea – Ok – dacă este cazul se poate muta cu ajutorul
mouse-ului în cadrul secţiunii Page Footer (Subsolul paginii)
Pentru a modifica fontul unor obiecte (etichete sau casete text), se selectează obiectele – se dă clic pe
butonul Font Color (Culoare Font) din bara de instrumente Format Query/Report (Formatare
Machetă/Raport) şi se alege o culoare sau pe butonul Font Size (Dimensiune font) din bara de
instrumente Format Query/Report (Formatare Machetă/Raport) pentru a stabili o altă dimensiune
pentru font.
Modificările se salvează cu ajutorul combinaţiei de taste Ctrl+S sau al comenzii File(Fişier) – Save
(Salvare) sau al butonului corespunzător din bara de instrumente Standard
3.Gruparea datelor într-un raport, total-raport, subtotal-raport
Dacă se impune alegerea unui nivel de grupare atunci când se creează un raport cu ajutorul expertului,
Access poate fi utilizat pentru a adăuga în raport sume, numărări şi totaluri. Pentru aceasta este
necesară deschiderea raportului în modul Vizualizare Proiect (Design) şi crearea unui control calculat
în subsolul raportului. Un control calculat este cel a cărui sursă de date este o expresie şi nu un câmp.
Când se deschide un raport care conţine un control calculat, Access calculează valoarea corectă
utilizând datele curente. De exemplu, pentru a imprima data curentă într-un raport, se introduce expresia
=Date() într-o casetă text. =Date() este o funcţie predefinită care returnează data curentă aşa cum este
stocată în ceasul de sistem al computerului. Când Access execută acest raport, expresia din controlul
calculat, =Date(), este evaluată, iar data curentă este afişată în controlul raportului.
Funcţia SUM – Pentru a calcula suma valorilor dintr-un câmp, pentru întregul raport, se plasează un
control casetă text în subsolul raportului şi se setează proprietatea SursăControl a casetei text la
următoarea expresie:
=Sum([Nume_câmp])
Funcţia SUM calculează totalul pentru un set de valori din sursa de înregistrări şi este una dintre
funcţiile agregate din Access care pot fi utilizate pentru a calcula valori de sinteză. Majoritatea
totalurilor sunt generate prin calcularea unei sume, fie pentru un grup de înregistrări, fie pentru toate
înregistrările. Când se calculează o sumă, este importantă secţiunea din raport în care se plasează
controlul calculat ce conţine expresia sumei. Access stabileşte modul de agregare a sumei pe baza
locului în care este plasat controlul , respectiv, pe baza secţiunii din raport alese.
De exemplu, pentru a calcula totalul pentru o înregistrare, se creează o casetă text calculată în secţiunea
detaliu. Pentru a crea un subtotal într-un raport grupat după un câmp, se crează o casetă text calculată în
secţiunea antet de grup sau subsol de grup pentru acel grup. Pentru a imprima un total general pentru
întregul raport, se creează o casetă text calculată în secţiunea antet sau subsol de raport a acelui raport.
Funcţia COUNT – Să presupunem că există un raport intrebari în care, la sfârşit, se doreşte adăugarea
numărului de întrebări. Pentru a număra întrebările, se creează un control casetă text şi se setează
proprietatea SursăControl la o expresie care arată astfel:
=Count(*)
Asteriscul determină ca Access să numere toate rândurile din secţiunea detaliu, dar rezultatul depinde de
amplasarea casetei text. Ca şi la calcularea sumei, este importantă secţiunea din raport în care este
plasată caseta text, deoarece Access stabileşte modul de agregare a numărării pe baza secţiunii de raport
alese. Dacă se plasează controlul casetă text în antetul de grup sau în subsolul de grup, numărarea va
include numai rândurile detaliu pentru acel grup. Dacă se plasează controlul casetă text în antetul de
raport sau în subsolul de raport, numărarea include toate rândurile detaliu pentru întregul raport.
35

Sale!